Všechny podniky mají procesy, ať už se jedná o sestavení produktu, zpracování platby kreditní kartou, na palubě zaměstnance nebo kontrolu kvality. Někdy tyto procesy fungují hladce a jindy ne. Řízení obchodních procesů je systém, který uchovává vaše procesy a přemisťuje je do olympijského plaveckého tvaru. Dobrá implementace BPM zlepší viditelnost vašich procesů, usnadní odstranění úzkých míst a zabrání duplicitě práce.
Tipy
-
Řízení podnikových procesů je metodikou pro zjednodušení způsobu, jakým společnost dělá věci, s cílem zlepšit výkonnost.
Co je příkladem podnikového procesu?
Podnikový proces je řada kroků, které lidé ve vaší organizaci vykonávají, aby dosáhli konkrétního cíle. Tyto kroky se opakují mnohokrát, často mnoho lidí a typicky standardizovaným způsobem. Jenom cokoliv - od schválení žádosti o dovolenou až po hodnocení triaje, které zdravotnický personál provádí v pohotovosti - se bude kvalifikovat jako obchodní proces.
Vezměte například příklad žádosti o úvěr do banky. Pro zahájení tohoto procesu vyplní zákazník elektronickou přihlášku na internetových stránkách banky. Nyní se kola kola začnou otáčet. Za prvé, banka ověří, že zákazník vyplnil formulář správně. Aplikace pak projde kontrolou kreditu. Někdo jiný může provést ověření příjmů, jiný tým může požádat o dodatečnou dokumentaci a mohou jít o další činnosti, které by banku umožnily rozhodnout o schválení úvěru.
Klíčem je, že proces je mnohostranný. Stejně jako většina obchodních procesů se jedná o několik kroků a více lidí a tito lidé používají různé nástroje a systémy k tomu, aby dělali věci. Společně celý systém je navržen tak, aby přeměnil sérii vstupů (žádost o úvěr a podpůrné dokumenty) na požadovaný výstup (rozhodnutí o schválení, které je zákazníkovi sděleno).
Co je řízení podnikových procesů?
Pokud je vaše podnikání velmi malá, jsou obchodní procesy relativně snadné. V kanceláři může být jen málo lidí, kteří vykonávají každodenní úkoly a každý má pevný přehled o velkém obrázku. Tato situace se mění při růstu. Úkoly, které byly kdysi řešeny jednou osobou, se najednou odevzdají mezi více oddělení. Lidé duplikují navzájem své úsilí, úkoly spadají do trhlin a existuje větší potenciál pro lidi, aby se dopustili chyb.
Primárním účelem řízení podnikových procesů je dát tyto chaotické procesy pod mikroskop a zjistit, jak je lépe. Nejjednodušší způsob, jak to pochopit, je vizualizace všech činností ve vašem procesu jako vývojový diagram kroků. BPM je disciplína formalizace těchto kroků do logičtějšího a konzistentnějšího pracovního postupu.
Jaké jsou výhody řízení podnikových procesů?
Hlavním cílem společnosti BPM je ušetřit čas a peníze tím, že snižujete tuk ve vašich procesech, jako je odstranění překážek, odstranění nadbytečných prostředků a zastavení zbytečné duplicity práce. BPM se však netýká pouze zvyšování spodního řádu a existují další pozitivní výsledky, z nichž mohou mít podniky prospěch:
-
Jak zaměstnanci, tak i manažeři mají prospěch z jasnější definice jejich rolí a odpovědností, protože všichni následují systematické potrubí, aby se věci udělaly.
-
Týmy shromažďují a lépe komunikují, když jsou všichni na stejné stránce ohledně výstupů a termínů.
- Je méně stresu, protože přepracovaní zaměstnanci již nemusejí navštěvovat následná schůzky nebo žonglovat několik souběžných úkolů najednou.
- BPM sladí procesy s prioritami organizace, takže neztrácíte čas na procesy, které pro firmu přinášejí nejmenší hodnotu.
- Manažeři získají lepší přehled o pracovním postupu, který poskytuje užitečnou stopu pro audit a dodržování předpisů.
- Zákazníci mají prospěch z lepších dodacích lhůt, což vede k větší spokojenosti zákazníků.
Jak funguje BPM?
BPM je především metodika. Skládá se z jasné řady kroků a technik, které pomáhají formalizovat proces BPM tak, aby bylo možné identifikovat a zlepšit odpad a další neefektivity. Z mnoha zavedených metodik BPM, někteří, jako Lean nebo Six Sigma, vstoupili do populární slovní zásoby. Obecné metodiky se řídí mnoha stejnými zásadami. Bez ohledu na metodiku, kterou si vyberete, můžete očekávat, že se zaměří na tři pilíře BPM: proces, lidé a technologie.
Proces
Hlavním zaměřením BPM je optimalizace obchodních procesů tak, aby byly vhodné pro dosažení správných výsledků ve správném čase.
Lidé
Ujistěte se, že lidé dělají správné věci správným způsobem, jsou klíčem k úspěšnému procesu. BPM se zabývá úkoly, které dělají lidé, a ptá se takových otázek, jako je: Která úloha je vykonávat úkol A a v jakém časovém rámci? Co se stane, pokud příslušná osoba ignoruje problém? Kdo dostane upozornění, když je proces uvíznutý? Tato úroveň viditelnosti je nezbytná, pokud hodláte budovat efektivitu do systému.
Technologie
Aby vaše procesy fungovaly hladce, musí být přechod úkolů vždy bezproblémový. Software pro správu podnikových procesů je nástrojem, který pomáhá prosazovat proces. Pokud tedy spustíte cvičení BPM a definujete lepší proces, technologie vám pomůže zajistit, aby proces fungoval přesně tak, jak jste jej definovali. Hlavním rysem technologie je shromažďování údajů o výkonu, abyste mohli sledovat metriky, které jsou nezbytné pro úspěch procesu.
Jak navrhujete metodiku BPM?
BPM funguje odlišně v závislosti na tom, jaký druh podnikání máte. Takže ještě předtím, než začnete navrhovat metodiku BPM, musíte posoudit, co chcete zlepšit implementací. Pokud jste například servisní organizací, možná budete chtít, aby BPM zlepšila dobu odezvy na klienty. Společnosti, které vyrábějí nebo vyrábí výrobky, naopak mohou hledat lepší výkon a výkon na montážní linii nebo synchronizaci s jinými systémy a procesy.
Pomocí těchto komerčních ovladačů se každá metodika BPM bude řídit životním cyklem fází, z nichž každý bude mít vlastní úkoly, které je třeba provést. Nejběžnější metodika BPM DMEMO se skládá z pěti etap: návrh, model, provedení, monitorování a optimalizace.
První fáze: Design
Koncepční fáze využívá technologii BPM k mapování vašeho procesu tak, jak je tomu nyní, před přepracováním pracovního postupu tak, aby proces fungoval mnohem efektivněji. To, co získáte na obrazovce, je vizuální znázornění toku práce, takže můžete vidět na první pohled, kde mohou být místa a místa duplicity. Cílem je vytvořit nejjednodušší a nejjednodušší pracovní postup, aby proces mohl být dokončen v nejmenším čase, přičemž by se udělaly nejmenší chyby.
Druhá fáze: Modelování
Tato fáze je o testování vašeho procesu, abyste zjistili, jak funguje za různých podmínek. Mysli na to jako na cvičení "co kdyby". Co kdybychom tomuto úkolu přidělili dva lidi? Co když tento zaměstnanec nese pozdě v dodávání své produkce? Co kdyby byl tento úkol proveden jiným způsobem? Můžeme dosáhnout dalších zlepšení?
Třetí fáze: Provedení
Jakmile simulujete tok práce, dalším krokem je otestovat zdokonalený proces na zemi pomocí nástroje pro zpracování pracovních postupů softwaru BPM, který přidělí každému úkolu tomuto procesu jednomu nebo více osobám.
Čtvrtá etapa: Monitorování
Monitorování je proces shromažďování dat, aby se ujistil, že proces pracuje tak, jak očekáváte. S využitím technologie můžete sledovat oba kroky v jediném procesu - stejně jako byste sledovali balíček FedEx - nebo můžete shromažďovat data a zjistit, jak děláte v pracovním postupu jako celku. Mezi nástroje nasazené v této fázi patří monitorování obchodní činnosti, dashboardy, nástroje pro vytváření přehledů a auditu.
Pátá fáze: Optimalizace
V této fázi může váš proces být zdaleka ne dokonalý. Nyní musíte zvážit, co můžete udělat pro další optimalizaci procesu. Chcete například přidat další zdroje do konkrétních oblastí, kde často dochází k problémům? Mějte na paměti, že optimalizace není událost, která je jednoznačná. Spíše je třeba poslouchat zpětnou vazbu zaměstnanců a zákazníků a provádět změny vždy, když se vyskytnou problémy. Pokud nový proces nezlepší zážitek ze strany vašich zúčastněných stran o této službě, nemůže být považován za úspěch.
Kdo provádí řízení podnikových procesů?
Často se jedná o tým odborníků s IT a obchodními znalostmi, kteří realizují projekt BPM, ale skutečně záleží na rozsahu projektu, který plánujete spustit. Pokud se snažíte dosáhnout několika rychlých výher zlepšením některých nízkorizikových procesů s vysokou návratností ve vlastním malém podniku, pak by mělo být poměrně snadné získat projekt BPM mimo pozemek za pomoci malého interního týmu a některé kvalitní software pro mapování vašich procesů.
Dobrým způsobem, jak začít, je účast na školení BPM. Rychlé hledání Google by mělo zvýšit některé místní možnosti nebo online program. Mnoho společností se rozhodne dát své zaměstnance prostřednictvím certifikačního programu řízení obchodních procesů, který umožňuje klíčovým pracovníkům získat oficiální školení v příslušných metodikách. Institut pro řízení podnikových procesů v současné době nabízí 30 programů a sedm certifikátů v různých oborech a metodikách spojených s BPM. Podrobnosti najdete na jejich webových stránkách.
Co je nástroj BPM?
Jednoduše, nástroj BPM je software, který používáte k automatizaci implementace BPM. Jejím úkolem je umožnit transformaci vašeho podniku, abyste mohli své procesy vyzdvihnout na nové výšky. Možnosti jsou tak široké, jak jsou dlouhé, ale obecně budete hledat systém s alespoň následujícími funkcemi:
- Nástroj pro grafické zpracování obrazu: Umožňuje modelovat procesy a vytvářet nové pracovní postupy. Některé nástroje vyžadují kódovací dovednosti jako způsob implementace modelování; jiní prodejci nabízejí přístup s nízkým kódem, který využívá systém "drag and drop". Ten druhý může fungovat dobře, pokud nemáte ve hře hardcore programátora.
- Řídicí panely a řízení přístupu: Umožňuje rozhodujícím osobám zviditelnit sledování pokroku a poskytuje bezpečnost tím, že omezuje přístup k informacím určitým lidem.
- Chování chyb: Je užitečné mít ověřovací modul, který vyhledává a řeší chyby a poruchy.
- Integrace s existujícím softwarem: Vaše řešení BPM bude omezené, pokud nebude komunikovat s jinými hlavními systémy ERP / CRM.
- Přehledy a analýzy: Dobré řešení BPM spustí sestavy o takových klíčových metrikách jako jsou otevřené položky, průměrná doba potřebná k dokončení úkolu a frekvenci přesměrování položky.
Pokud jde o specifické nástroje pro řízení obchodních procesů, je to poměrně přeplněný trh. Někteří z největších hráčů patří Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian a Process Street. Přehledy jsou snadno dostupné na internetu a většina nástrojů je dodávána s bezplatnou 14ti denní zkušební verzí, abyste mohli prověřit funkce před konečným pořízením.
