Záznamy o účtech jsou důležité dokumenty pro jednotlivce nebo firmu. V ideálním případě by vaše firma měla implementovat systém ukládání nebo archivace, který umožňuje majitelům a dalším zaměstnancům v případě potřeby získat doklady a záznamy o majetku a účtech. Zatímco vaše firma nemusí udržovat záznamy o svých účtech trvale, měla by je uchovávat po dobu nejméně 10 let.
Dekáda záznamů
Jak dlouho byste měli uchovávat své obchodní záznamy v souboru, závisí na akci, výdajích nebo událostech, které dokument zaznamenává, podle interní daňové služby. Dokumenty, které se týkají transakcí a plateb, by měly být uchovávány nejméně 10 let, podle Financial Web. Takové dokumenty zahrnují bankovní výpisy, smlouvy, splatné účty a záznamy o pohledávkách a zrušené šeky.
Efektivní záznam skal
Hlavním důvodem pro vedení záznamů o splatných účtech je, zda má někdo dotaz ohledně prodeje nebo staré smlouvy. V takových případech musíte být schopni včas nalézt položky týkající se prodeje nebo smlouvy. Přístup k záznamům, které jsou splatné, je rovněž důležitý v případě, že váš klient nebo zaměstnanec žaluje vaše podnikání.
Mějte IRS šťastný
IRS navrhuje uchovávat záznamy, které podporují položku výnosů nebo odpočtů na daňovém přiznání, dokud nedojde k vypršení lhůty pro tento výnos, což je doba, po kterou můžete změnit své daňové přiznání a požádat o úvěr nebo vrácení peněz. To znamená, že musíte mít k dispozici záznamy o platebních účtech, abyste mohli dokumentovat zisk nebo ztrátu z prodeje nebo prodeje majetku po dobu, po kterou je aktivum v provozu. Poté musíte podle záznamu QBalance.com uchovávat všechny záznamy a příjmy týkající se daného aktiva po dobu dalších tří let.
Více než záznam
Chcete-li maximalizovat prostor a minimalizovat možnou ztrátu záznamů z ohně, krádeže nebo zničení, může vaše firma chtít jít bez papíru. Přenosem účtů splatných do elektronického systému archivace může vaše firma snížit administrativní náklady a osobní čas. Programy jsou k dispozici online a místně v kancelářských prodejnách. Poplatky platí a v závislosti na programu se značně liší. Automatizované účty splatné systémy často poskytují elektronickou fakturaci, platební služby a on-line sledování / reportování.
