Při plánování schůzky v hotelu budete chtít zajistit, aby prodejní oddělení zajistilo správné potřeby vaší skupiny, abyste nebyli přeplňováni. Váš kontakt v hotelu vytvoří skupinový životopis pro Vaši schůzku, aby se mohl podělit s ostatními odděleními a zajistit, že vše, co potřebujete v hotelu, bude zajištěno. Skupinový životopis je profil, který zahrnuje účel vaší organizace pro setkání v hotelu, počet návštěvníků, počet spaní a parkovacích míst, stravování a další funkční potřeby, které hotel bude pomáhat při zajišťování. Tento profil by měl být vytvořen zhruba 14 dní před vaší událostí, takže vaše časová osa odpovídá.
Vypište vše, co budete potřebovat pro schůzku, a poskytněte jej hotelovému prodejnímu místu, abyste se ujistili, že hotel disponuje zdroji, které vyhovují vašim potřebám. Stravy, občerstvení, parkovací místa, odpolední pokoje a noclehárny jsou příklady položek, které byste měli sdílet s prodejním kontaktem. To mu poskytne předběžnou představu o vaší představě o setkání a roli hotelu v jeho hladkém chodu. Může vám poskytnout standardní formulář, který vyplníte, abyste zachytili tyto informace.
Vytvořte termíny pro registraci účastníků schůzky s ohledem na časovou osu, kterou vaši hotelový prodejní kontakt potřebuje informovat pracovníky o vašich potřebách pro schůzky. Používejte pobídky k podpoře včasné registrace, včetně zlevněných registračních poplatků nebo výhod konferencí. Zajistěte, aby účastníci věděli, co je v hotelu k dispozici, a zvážit zahrnutí registrace na další aktivity na formuláři. Lázeňské procedury, nezapomenutelné večeře a exkurze jsou předměty, které byste mohli zahrnout, pokud mají hotel prostředky, které jim poskytnou, a splňují rozsah vašeho setkání.
Komunikujte se svým obchodním kontaktem, jakmile překročíte svůj konečný termín, abyste se ujistili, že má počet návštěvníků a co bude od hotelu vyžadovat. Na základě komunikace, kterou obdržíte od potenciálních účastníků, kteří chtějí navštěvovat, ale chtějí se zaregistrovat na místě, a historických čísel pro registraci na místě založte další přidaná čísla.
Požádejte o přezkoumání vaší skupiny o dva týdny před schůzkou. V tomto okamžiku bude vytvořeno pokračování skupiny a bude připraveno ke sdílení se zbytkem hotelu. Chcete se ujistit, že počet a aktivity zaznamenané prodejním kontaktem odpovídají vašim číslům a aktivitám plánovaným na schůzku. Zeptejte se na otázky, abyste pochopili každou řádkovou položku, kterou kontrolujete. Okamžitě přinést pozornost vašim prodejním kontaktům.
Zkontrolujte fakturu od hotelu a porovnejte ji s informacemi, které jste přezkoumali v životě skupiny, a registračními informacemi organizace po dokončení schůzky. Zkontrolujte nepřesnosti a přebíjení. Pokud zjistíte nějaké, obraťte se na prodejní kontakt a správce prodeje, aby mohly být odpovídajícím způsobem opraveny.
Tipy
-
Požádejte o fyzickou kopii vaší skupiny před zahájením schůzky, abyste si uchovávali záznamy. Přečtěte si vzorové formuláře obnovené skupiny, abyste měli představu o tom, co oddělení prodeje hotelu bude potřebovat předem. Komunikujte všechny významné změny, které budou mít vliv na účast na setkání co nejdříve.
