Pojmy "náklady na projekt" a "rozpočet projektu" jsou často volně rozmístěny během etap projektového plánování. Zatímco někteří věří, že tyto dva pojmy jsou vzájemně zaměnitelné, jiní vědí, že mezi těmito dvěma je rozdíl. Je důležité, aby projektový manažer pochopil význam těchto pojmů a ví, jak je správně používat, aby se zabránilo jakémukoliv zmatku při řízení projektu a komunikaci s vedoucími pracovníky společnosti o jeho vývoji.
Rozpočet projektu
Termínem "rozpočet projektu" se rozumí rozpočet, který ukazuje, jak budou peníze vynaložené na projekt vynaloženy. Rozděluje finanční podrobnosti o nákladech a nákladech potřebných k tomu, aby byl projekt úspěšný. Rozpočet bude ukazovat například mzdy zaměstnanců, nákup strojů, dodávky, nářadí a nájemné pro dočasné kancelářské prostory. Jinými slovy, projektový manažer bude schopen zaúčtovat každou pennu vynaloženou na projekt.
Náklady na projekt
Termín "náklady na projekt" označuje celkovou částku, kterou daný projekt bude stát za společnost. Vedoucí pracovníci tuto částku používají k provádění změn v dalších rozpočtech společnosti, jako jsou provozní rozpočty, hlavní rozpočet a rozpočty výdajů, aby poskytly prostor pro daný projekt. Celkové náklady na projekt se vypočítají tak, že se do rozpočtu projektu připočítávají celkové náklady, takže majitelé podniků vědí, kolik je třeba odložit.
Vývoj a změny projektu
Celkový plán nákladů na projekt je ovlivněn, pokud je rozpočet projektu upraven během vývoje a realizace projektu. Například projekt může být ovlivněn nepředvídatelnými okolnostmi, jako jsou špatné povětrnostní podmínky nebo nedostatek pracovní síly v terénu. Rozpočet se může změnit, pokud strojní zařízení přestávky a musí být nahrazeno. Pokud se rozpočet změní po jeho schválení, upraví se také celkový plán nákladů projektu.
Použití nákladů a rozpočtu
Vedoucí pracovníci společnosti zachovávají původně plánované náklady na projekt a konečné náklady na projekt pro budoucí plánování. Rozdíl v nákladech ukáže, kde má plánování chyby, což je přínosné pro budoucí projekty. Je také užitečné, pokud jde o řízení rizik a preventivní opatření, takže rozpočet může být přesnější pro budoucí projekty nebo úkoly.
