Všechny obchodní dopisy by měly mít jednu společnou funkci - jasné a srdečné psaní. Obchodní dopisy se mohou lišit ve svých cílech a vytvářejí tak řadu stylů obchodních dopisů.
Funkce
Všechny obchodní dopisy by měly mít aktuální datum, adresu návratu, adresu příjemce, pozdrav a podpis.
Formát
Obchodní písmena mohou být zapsána buď ve stylu bloků, nebo v modifikovaných blocích. V písmenu s úplným blokem začne celé psaní na levém okraji bez odsazení v odstavcích. V písmu stylu upraveného bloku jsou však odstavce odsazeny v pěti mezerách a datum a podpis začínají uprostřed stránky.
Typy
Aplikační dopis je velmi oblíbeným stylem obchodního dopisu. Žádosti jsou napsány osobami, které hledají zaměstnání. Tyto dopisy fungují jako úvodní nástroj pro potenciální zaměstnavatele. Písemnosti aplikací jsou také označovány jako průvodní dopisy, ale je důležité poznamenat, že termín "průvodní dopis" může také odkazovat na jiný styl obchodního dopisu. Tyto typy obchodních dopisů odkazují na dokumenty, které jsou součástí balíků. Tyto průvodní dopisy obvykle uvádějí obsah balení pro čtenář a slouží jako potvrzení pro příjemce.
Schvalovací dopis je obvykle napsán v reakci na žádost nebo v reakci na pozvání nějakého druhu. Potvrzovací dopis bude zaslán jako odpověď na dopis o přijetí a bude sloužit jako potvrzení pro obě strany.
Pokud je zákazník spokojen se zbožím nebo službami, je zvykem odeslat stížnost. Stížnost by měla obsahovat konkrétní informace, které by pomohly příjemci při identifikaci jednotlivců nebo zboží, které se s tímto problémem zabývají. Reklamace jsou také zasílány mezi podniky.
Výhody
Všechny obchodní dopisy, bez ohledu na styl, slouží jako dokumentace komunikace mezi dvěma stranami. To může být prospěšné oběma stranám, pokud by vznikly neshody nebo nedorozumění.
Varování
Během psaní obchodního dopisu buďte opatrní při používání srdečného formálního jazyka. Nepoužívejte slang, protože tento typ neformálního jazyka není pro podnikání vhodný. Ujistěte se také, že jste správně napsali jméno příjemce a aby byl Váš dopis stručný a do té míry.
