Sezónnost, 24hodinová očekávání služeb a schopnost přizpůsobit se neustále se měnícímu prostředí dělají organizované pracovní postupy důležité pro efektivní hotelové provozy. Ačkoli pracovní činnosti někdy plynou v hladkém pořadí, během zaneprázdněných časů se tyto stejné činnosti mohou překrývat. To činí efektivní komunikační systém důležitou součástí pravidel, tras a rolí, které vstupují do organizovaného workflow hotelu.
Naplánujte pracovní postup
Vytvořte vertikální schéma pracovních postupů, které identifikuje každé oddělení nebo oblast a zobrazí sekvenci úkolů pomocí textových polí, připojením šipek a čísel k určení směru pracovního postupu. Pro malý hotel mohou patřit zákazníci, recepce a úklid. Například schéma by přerušilo rezervaci pokoje do každého z jeho dílčích kroků: host provede rezervaci, obdrží potvrzení a přijde na recepci, kde zaměstnanci na recepci zpracovávají přihlášení. Když se host zkontroluje, recepce zpracovává pokladnu a upozorňuje na úklid.
Analyzujte úkoly
V hotelovém pracovním prostředí existují časy, kdy se úkoly a odpovědnosti musí překrývat. Pomocí diagramu pracovního postupu jako referenčního nástroje analyzujte úkoly prováděné během každé směny, abyste mohli lépe předvídat potřeby personálu. Například zaměstnanci na recepci na třetí směnu mohou být schopni zvládnout lehké úklidové práce a další administrativní úkony, jako je aktualizace databáze rezervací nebo odpovědi na e-maily. To může eliminovat potřebu naplánovat noční hospodaření a uvolnit čas pro zaměstnance první a druhé směny.
Plánování zaměstnanců
Programování zaměstnanců i termíny úkolů musí být flexibilní. Pokud je například obvyklá doba odpoledne, musí být úklid místností čistý a připravený do té doby. Budete však muset upravit časové rozvrhy nebo dočasně zaměstnat dočasné zaměstnance během pracovních časů. Totéž platí pro personál recepce. Pokud normálně naplánujete dvě osoby během dne a jednu osobu přes noc, možná budete muset upravit pracovní plány - někdy s malým předběžným upozorněním - aby bylo zajištěno překrytí během pracovních časů.
Plánování komunikace
Dobrý komunikační plán je nezbytný pro organizovaný hotelový pracovní postup. Zkontrolujte diagram pracovního postupu a identifikujte kritické komunikační body. Příklady zahrnují schůzky na změnu směny, procedury pohotovosti, nouzové situace v domácnosti a postupy pro aktualizaci náhodných nákupů, které hosté během pobytu provádějí. Zaměstnanci domácnosti musí například informovat recepci, když host odstraní předměty z chladničky v místnosti. Zahrňte postupy pro sdělování změn pracovního postupu, abyste se ujistili, že nic není přehlíženo. To může vyžadovat také nákup dalších zařízení, jako jsou obousměrné radiostanice nebo mobilní telefony pro pracovníky na pohotovosti.
