Kontrola peněz ve vaší firmě zahrnuje důsledné vedení účetnictví a zabezpečení. Naopak, podle US Small Business Administration jsou peněžní transakce méně předmětem podvodu, poplatků, čekacích lhůt a platebních chyb. Na nepříznivém místě může nedostatečně kontrolovaná hotovost přitahovat větší pozornost od IRS a kriminální pokušení zaměstnanců a dalších. Použití několika metod vnitřní kontroly hotovosti může pomoci minimalizovat rizika.
Ověření zaměstnanců
Řízení hotovosti začíná lidmi. Zaměstnanci, kteří zpracovávají hotovostní nebo peněžní ekvivalenty včetně šeků a plateb kreditní karty, by měli být důkladně prozkoumáni. Kontrola trestních záznamů, kontrola drog a ověření předchozího zaměstnání mohou být součástí procesu prověřování. Podle zprávy časopisu Journal of Management and Marketing Research o dopadu kriminality na podnikání by "Kontroly na pozadí měly zahrnovat i zprávu o kreditní historii, neboť někteří zaměstnanci se mohou uchýlit k uplácení firemních fondů, když finanční tlaky z drogové závislosti, cizoložství, hazardních her nebo lékařských výdajů zdá se nepřekonatelná."
Dokumentace transakcí
Uchovávání potvrzení o peněžních transakcích umožňuje přesné vedení účetnictví a uspokojuje IRS tím, že vytváří to, co Ministerstvo obchodu USA nazývá "nespornou kontrolní stopou". Číselné dvoudílné doklady jsou ideální, protože vám umožňují dát jednu kopii dokladu zákazníkovi a ponechejte druhou kopii pro vaše záznamy. Pravidelné počítání pokladen může pomoci zajistit přesnost. Tiskové kalkulačky a potvrzovací knihy mohou být také užitečné při dokumentaci hotovostních transakcí.
Segregační povinnosti
Součástí interní kontroly hotovosti je, že více než jedna osoba je pověřena kontrolou hotovostních transakcí. Vlastní pravidla oddělení společnosti Yale univerzity vyžadují, aby žádná osoba nebyla odpovědná výhradně za zpracování počátečních hotovostních transakcí, vedení záznamů, sladění zůstatků, přepravu nebo vkládání hotovosti a schvalování účetnictví. Podle Yale University, "Když tyto funkce nelze oddělit, je nutná podrobná kontrolní kontrola souvisejících činností jako kompenzační kontrolní činnost."
Zabezpečení hotovosti
Instalace videokamer a používání trezorových trezorů k uložení hotovosti jsou způsoby ochrany peněz v místech, kde dochází k transakcím. Přiřazení jednoho zaměstnance a jednoho nadřízeného dohromady k řízení bezpečné nebo bankovní vklady je metoda, která pomáhá chránit peníze před jejich tranzitem a během něj. Sladění peněžních příjmů s evidenci bankovních vkladů na denní bázi a provádění měsíčních přehledů o celkové účetní závěrce vaší společnosti jsou způsoby, jak můžete sledovat vnitřní záznamy o hotovosti a odvrátit problémy s IRS.
IRS Tip
Podle IRS: "Pokud v dvanáctiměsíční lhůtě obdržíte od jednoho kupujícího více než 10 000 dolarů v hotovosti v důsledku transakce ve vašem obchodním nebo podnikatelském subjektu, musíte o tom informovat Internal Revenue Service (IRS) a Síť prosazování finančních trestných činů (FinCEN) na formuláři 8300. "Podniky mají 15 dnů ode dne obdržení jediné hotovostní transakce ve výši 10 000 a více dolarů za účelem podání formuláře 8300 s IRS.
