Neziskové organizace jsou pod kontrolou řady zúčastněných stran, protože se spoléhají na charitativní dary nebo protože mají status osvobozený od daně. Abyste zajistili, že vaše nákupní praktiky budou přezkoumávány médii, dárci, interní daňové službě nebo jiným zainteresovaným stranám, je důležité vytvořit politiky zadávání zakázek, které by zabránily případným střetům zájmů nebo nedostatečné průhlednosti.
Více nabídek
Některé neziskové organizace vyžadují, aby nákupy nad určitou úroveň dolaru byly nabízeny pro nabídku, přičemž organizace obdržela více nabídek pro různé dodavatele. To pomáhá snížit šanci, že nákupní agent, vedoucí oddělení nebo výkonný ředitel může odměnit smlouvu příteli, rodinnému příslušníkovi nebo obchodnímu partnerovi, který nabízí osobní odměnu nebo přímý úplatek. To také brání tomu, aby dlouholetý dodavatel každoročně zvyšoval sazby nebo snížil služby, protože ví, že nemá konkurenci.
Nízká nabídka vs. nejlepší nabídka
Zásady zadávání zakázek mohou vyžadovat, aby vaše organizace získala nejnižší nabídku na projekty, služby nebo zboží nebo vám mohla umožnit, abyste nejlépe nabírali. Nejlepší nabídka nemusí být nejlevnější, ale organizace by mohla poskytnout lepší hodnotu. Například jedna sportovní marketingová firma by mohla nabízet provoz 10 let silnice na charitu za nižší poplatek než jiný podnik, ale vyšší účastník by mohl mít více zkušeností se silničními závody a mít více kontaktů, kteří by mohli koupit sponzorství. V některých případech může nezisková organizace povolit smlouvu jít do jiné než nejnižší nabídky, pokud je smlouva v určitém procentu z nejnižší nabídky a nákupčí, vedoucí oddělení nebo vedení mohou ukázat důvody, proč nejnižší nabídka nejde o nejlepší nabídku.
Žádosti o návrhy
V rámci svých zásad pro zadávání zakázek vytvořte a podávejte žádost o návrhy projektů, služeb nebo zboží, které jsou větší než konkrétní dolarová částka. RFP je standardním postupem pro podniky, které komunikuje s potenciálními uchazeči o stejné objektivní požadavky na smlouvu. RFP pomáhají neziskovým organizacím provádět srovnání nabídek mezi jablky a jablky.
Konflikt zájmů
Chcete-li zabránit zvýhodňování nebo vzbuzování zájmů, požádejte své členy představenstva a vedoucí pracovníky, pokud mají nějaké přátele, členy rodiny nebo obchodní partnery, kteří prodávají zboží nebo služby, které zakoupíte. Mnoho neziskových organizací má zásady, které společnosti zakazují obchodovat se společnostmi, které mají úzké vazby na klíčové zainteresované strany. Než schválíte velké smlouvy, sdělujte jména potenciálních obchodních partnerů s klíčovými zúčastněnými stranami, abyste zjistili, zda některý z nich má konflikt.
Průhlednost
Vzhledem k tomu, že neziskové organizace nejsou konkurovány jinými společnostmi za účelem zisku, mají více svobody zveřejňovat obchodní informace s veřejností. Zajistěte, aby vaše zásady nákupu byly veřejně dostupné na vašem webu. Zahrňte informace o velkých nákupech ve zprávě pokladníka, která byla předána představenstvu na zasedáních správní rady.
Udržitelnost
Možná budete chtít upřednostňovat podniky, které používají "zelené" obchodní praktiky. To může zahrnovat společnosti, které mají veřejně prohlášené a prokazatelné iniciativy ke snížení spotřeby energie a vody, recyklaci, používání organických a netoxických materiálů nebo snížení obalů.
