Psaní zprávy o projektu může být skličující úkol, pokud nezačnete s organizačním plánem. Zprávy o projektu obvykle obsahují stejné základní prvky, které poskytují čtenářům informace o cílech, plánu, rozpočtu a výsledcích projektu. Pomocí několika základních technik psaní sestav můžete vytvořit efektivní projektový dokument, který ukazuje, že máte své kolegy a že jste schopni poskytnout důležité informace.
Určete, jaký typ sestavy projektu napíšete. Společné zprávy o projektu zahrnují návrhy, rozsah doporučení k práci, aktualizace stavu, analýzy rozptylu a závěrečné recenze a doporučení. To vám pomůže poskytnout přesné informace, které chtějí vaši členové týmu, nadřízený nebo další zúčastněné strany.
Napište obrys sestavy. Zahrňte titulní stránku, obsahovou stránku, shrnutí, hlavní text a přílohu. Rozhodněte, které kategorie informací se budete zabývat. V závislosti na druhu sestavy, kterou píšete, mohou zahrnovat cíle, metodiku projektu, pracovníky, potřebné zdroje, trvání, úspěšné měřítka, rozpočet, odchylky, výsledky, termíny, výsledky a doporučení.
Shromáždit informace potřebné pro vyplnění každé sekce. To může vyžadovat vedení rozhovorů s lidmi žádajícími o projekt, s členy personálu pracujícími na projektu a se zúčastněnými stranami, které jsou cílem projektu, jako jsou zákazníci, interní zaměstnanci nebo dodavatelé a dodavatelé. Získejte historická data, jako jsou předchozí objemy prodeje, rozpočty, úrovně účasti a demografické údaje.
Napište první návrh shrnutí, což je stručný přehled zprávy. To by mělo zahrnovat důvod, proč čtenář dostává zprávu, základní upozornění zprávy a doporučení. Nezahrnujte jemnější detaily do shrnutí, které je často polopránové. Poskytněte podrobnosti a podporu v těle zprávy projektu.
Napište každou část zprávy pomocí dat a rozhovorů. Uspořádejte sekce pomocí logického pořadí. Například nezačínejte s rozpočtem, dokud nevysvětlíte komponenty potřebné pro projekt. To vám umožní zabránit tomu, abyste museli vysvětlovat každou částku a proč je to zapotřebí dvakrát. Nezahrnujte jména pracovníků, kteří pracují na projektu, dokud neuvedete součásti projektu. V části odchylky uveďte původní výjimky a pak skutečné výsledky.
Dokončení zprávy se souhrnem a doporučeními na základě vašich zjištění. Používejte údaje k podpoře vašich závěrů a doporučení. Seznamte čtenáře s přílohou vašeho příspěvku, který bude obsahovat podrobné informace o podpoře, jako jsou podrobné rozvrhy, grafy, grafy a další technické údaje.
Přečtěte si souhrnné shrnutí a zjistěte, zda má být některý z vašich počátečních souhrnů změněn na základě informací, které jste zjistili při psaní vašeho výkazu. Napište konečnou verzi shrnutí.
Zkompilujte informace v příloze a umístěte je do pořadí, v jakém se informace ve vašem přehledu objeví. Vraťte se zpět do přehledu a vložte poznámky pod čarou nebo čísla stránek, abyste přiměli čtenáře k dodatečným informacím.
