Jako zaměstnavatel jste odpovědni za zaslání daňových výkazů W-2 každému zaměstnanci do 31. ledna. Uchovávání vašich W-2 kopií v archivu po dobu několika let chrání proti tvrzením, že jste je neposílali včas a slouží jako obrana auditu.
Požadavky na vedení záznamů
Vnitropodniková daňová služba může auditovat daňové přiznání malého podniku po dobu až tří let od podání, podle legální stránky Nolo. IRS vyzývá vlastníky firem, aby uchovávali všechny daňové dokumenty, včetně W-2, po dobu nejméně čtyř let po podání. Nolo nabízí ještě konzervativnější návrh uchovávat záznamy nejméně šest let po podání.
Důvody, proč držet
Kromě použití příkazů W-2 jako dokumentace v rámci auditu je chcete držet v případě, že zaměstnanci tvrdí, že neobdrželi kopii. Zaměstnanci jsou odkázáni, aby vás kontaktovali, pokud nedostanou W-2 do dvou týdnů od termínu 31. ledna. V tomto okamžiku možná budete muset poslat další kopii. Musíte také uchovávat kopie vašich daňových dokladů, včetně výnosů, za které jste vykázali příjem zaměstnanců, nejméně šest let.
