Systémy podávání a klasifikace spadají do tří hlavních typů: abecední, číselné a alfanumerické. Každý z těchto typů archivačních systémů má výhody a nevýhody v závislosti na podávaných a klasifikovaných informacích. Kromě toho můžete každý typ systému podávání oddělit do podskupin. Efektivní klasifikační systém využívá nejrozumnější, praktičtější a flexibilnější typ systému pro příslušné informace.
Abecední topické systémy archivace
Abecední topikální systémy klasifikují informace podle tématu a poté vkládají tématické štítky v abecedním pořadí. Související témata nejsou v tomto systému zachována. Obvykle je tento typ systému nejlepší, pokud se jedná o malé množství informací. Tento typ systému podávání a klasifikace je někdy znám jako systém slovníku. Při přihlašování osobních jmen se jako primární tříd používá příjmení, přičemž první jména se používají pouze v případě stejných příjmení.
Abecední encyklopedie archivační systémy
V systému archivace a klasifikace "encyklopedie" se informace nejprve rozdělují podle obecné kategorie s podkategorií umístěnými v abecedním pořadí. Tento typ systému archivace je obzvláště užitečný pro manipulaci s velkým množstvím informací, protože uživatelé systému nemají na mysli jméno konkrétního souboru, aby ho našli. Místo toho mohou začít hledáním obecné kategorie a vyhledávání v ní najít konkrétní soubor, který potřebují.
Systémy abecedního geografického archivace
Podskupinou systému pro evidenci a klasifikaci encyklopedií je abecední geografický systém archivace. V geografickém systému jsou hlavní kategorie rozděleny podle míst. Můžete použít jakoukoli velikost nebo typ umístění, od zemí k městům, až po polní kanceláře. Uživatelé tohoto typu systému začínají volbou geografické oblasti relevantní pro jejich vyhledávání a pak vyhledávají podle abecedy v rámci daného tématu konkrétní informace, které hledají.
Systémy přímého číslování
Přímá číselná přihlašovací a klasifikační systémy jsou velmi jednoduché, protože obvykle začínají na prvním čísle a označují každý soubor s následným číslem. Použití tohoto typu systému je však omezené, protože často vyžaduje index, který uživatelům pomůže najít soubory, které hledají, a soubory s vysokou aktivitou mohou být přetížené kolem stejné numerické oblasti.
Duplexní systémy číselného archivace
Ve dvoustranných číselných systémech jsou soubory označeny číselnými štítky s několika souborem čísel. Tento typ systému archivace může zpracovávat velké množství dat. Různé množiny čísel mohou odpovídat hlavním kategoriím a podkategoriím, které jsou v souladu s encyklopedickým systémem podávání a klasifikace. Jednou nevýhodou takového systému je, že je nutný index, aby bylo jasné, co se týká každé skupiny čísel. Velmi známý typ duplexního číselného systému je systém Dewey Decimal, který většina knihoven používá k katalogizaci svých sbírek.
Chronologické archivační systémy
Další podkategorií systémů číselného archivace jsou chronologické systémy, ve kterých jsou uspořádány soubory podle data. Obvykle jsou soubory nejprve seskupeny podle roku, pak měsíce, pak po dni. Soubory korespondence, například e-mailové seznamy, jsou obvykle organizovány tímto způsobem, přičemž nejdříve jsou uvedeny nejnovější údaje.
Alfanumerické archivační systémy
V alfanumerických archivních systémech jsou informace klasifikovány podle kategorií v encyklopedickém systému, ale s použitím obou písmen a čísel označují kategorie. Použití obou písmen a čísel umožňuje mnohem větší oblast kategorií než použití čísel samotných. Takže systém archivace a klasifikace Knihovny Kongresu, který je alfanumerický, umožňuje větší řadu kategorií než desetinný systém Dewey, který je omezen na deset hlavních kategorií.
