Zjednodušení procesu zadávání zakázek vyžaduje vytvoření konkrétních nákupních kroků, aby se minimalizoval čas, kdy osoba požaduje položku a kdy ji obdrží. Na základě aktuálního nákupního procesu můžete svůj systém zefektivnit změnou toho, kdo je zapojen, poskytnutím většího počtu nákupních autorit a stanovením konkrétních zásad pro dodavatele.
Identifikujte slabosti
Prvním krokem ke zjednodušení procesu zadávání veřejných zakázek je určení, proč to chcete udělat. Možná jste převýšení. Vaši zaměstnanci mohou být méně produktivní, protože musí čekat na vybavení, které potřebují. Vaši zákazníci mohou být nešťastní, protože nemůžete dostat materiály dostatečně rychle k plnění objednávek. Vaše formuláře nebo dokonce nedostatek efektivních dokumentů mohou být příčinou úzkých míst. Jakmile zjistíte, jaké jsou vaše nákupní problémy, můžete prověřit svůj proces, abyste zjistili, co může způsobit problém.
Centralizujte nebo decentralizujte
Jeden způsob, jak zefektivnit nákupní proces, je centralizovat ji s jednou osobou nebo oddělením. Namísto toho, aby se zaměstnanec obrátil na jejího vedoucího oddělení, který pak přechází na vedoucího operátora, který pak jde do finančního manažera, umožnit zaměstnancům, aby podávali žádosti přímo jednomu zprostředkovateli. To může zkrátit dobu potřebnou ke schválení nákupů, protože jedna osoba odpovídá za časovou osu.
Pokud již máte tento typ centralizovaného nákupního procesu, může to být váš problém. K tomu může dojít, když je nákupní agent přemožen žádostí, které musí prozkoumat. Pokud se jedná o tento případ, zvažte, že vedoucí oddělení schválí nákupy nejdříve a poté předloží finančním oddělením. Chcete-li co nejvíce využít tento typ systému, vytvořte datum pro všechny vaše formuláře, abyste zajistili, že všichni účastníci budou vědět, kdy je objednávka splatná, a vědí, že budou zodpovědní.
Zvýšit nákupní úřad
Další metodou pro zjednodušení nákupu je poskytnout více zaměstnancům oprávnění nakupovat. To může vést k překročení výdajů, pokud nestanovíte konkrétní parametry, jako například to, jaké zboží a služby může určitý zaměstnanec koupit, omezení na množství nákupů, které může uskutečnit a jaké prodejce může použít. Zvažte možnost umožnit zaměstnancům provádět menší nákupy, zejména pravidelné, které jsou obvykle schváleny, například kancelářské potřeby. Pokud můžete řídit používání kreditních karet společností jednotlivými zaměstnanci, vydávejte karty zaměstnancům s nákupními pravomocemi, které jim umožní nakupovat on-line, cihla a maltu nebo telefon bez nutnosti požádat od účetního oddělení o nákup šeků či kreditních karet. Vytvořte přísné zásady společnosti pro používání kreditní karty společnosti.
Předem schválení dodavatelů
Pokud zaměstnanci potřebují prozkoumat a potvrdit prodejce pokaždé, když uskuteční nákup, vytvořte seznam schválených prodejců, kteří mohou používat. To pomáhá zajistit spolupráci s dodavateli, které znáte, a může vytvářet nákupy objemu, které mohou vést k slevám dodavatelů. Nastavte nákupní systém se schválenými prodejci, aby nemuseli spouštět úvěrovou zprávu o vás při zakoupení každého zaměstnance. Dejte prodejcům seznam zaměstnanců, kteří mohou nakupovat, nebo použijte kód nákupu společnosti, který dáte vybraným zaměstnancům. Žádost o návrh formuláře nebo šablonu, kterou mohou zaměstnanci využít, když potřebují získat více nabídek na pracovní místo, zjednoduší proces tím, že eliminuje potřebu, aby zaměstnanci vytvořili nabídky.
Zlepšení plánování nákupů
Pokud věděte předem, že potřebujete koupit konkrétní zboží a dodávky, naplánujte tyto nákupy v pomalých časech u vaší společnosti, a to s dostatečným předstihem. To může pomoci snížit ztráty nákupů v moři papírování, vyžadovat dotazy na úrovni oddělení a rychlé požadavky. Požádejte správce oddělení, aby odesílali čtvrtletní žádosti o nákup, včetně dat dodávek, a aby váš nákupní agent vytvořil kalendář pro nákupy.
