Schůzky probíhají pravidelně v obchodním světě a minuty jsou oficiální dokumenty, které slouží k zaznamenávání přijatých kroků a přijatých rozhodnutí. Vzhledem k tomu, že zápisy se stanou oficiálními dokumenty v očích společnosti, všechny změny, které je třeba provést v zápisu, vyžadují dodatek. Když vytvoříte dodatek, musíte vědět, kdy a jak ho předložit výboru pro schůzi a přidat ho k úředním zápisům, abyste tyto změny neprováděli sami.
Připravte si kopie úředních zápisů z posledního zasedání, abyste je mohli prohlédnout všem, kteří se na schůzce zúčastnili.
Vydejte minuty na příští schůzi. Je zvykem, že předseda schůze zahájí přezkoumání zápisů z předchozí schůze. Všichni účastníci si musí přečíst zápisy a schválit je předtím, než půjdou dál. Pokud má někdo něco přidat, změnit nebo opravit, pak je to vhodný čas k tomu.
Zaznamenejte změny minut. Změny můžete zapsat přímo na kopii zápisu nebo si uložit poznámky na samostatný kus papíru.
Umožněte všem členům setkání, aby se dohodli na navrhovaných změnách zápisu, který bude uveden v dodatku. Pokud všichni souhlasí, můžete se přesunout dopředu vytvořením dodatku k minutám.
Po ukončení schůzky vytvořte dodatek. Nejlepší je, aby se dodatek po schůzce vydal, takže informace jsou stále čerstvé ve vaší mysli. Použijte šablonu minut pro zápis do informací o dodatku.
Odešlete oficiální zápisy s připojeným dodatkem za členy skupiny. Možná nebudete chtít počkat až na příští schůzi, abyste to udělali, pokud by to bylo daleko v budoucnu. Spíše předávejte elektronickou kopii zápisu a dodatku prostřednictvím e-mailu skupině a nechte členy vědět, že jejich zpětná vazba nebo schválení jsou vítány. Pokud všichni ve skupině schválí zápisy s dodatkem, pak se to stane vaším novým pracovním dokumentem.
Proveďte zápis a dodatek k další schůzce, abyste získali podpis svého předsedy. Zápisy se stanou oficiálními, jakmile se předseda o nich podepíše.
