Osoba, která pozdraví klienty při vstupu do kanceláře, představuje obrázek společnosti. Neorganizovaný, lhostejný recepční představuje společnost jako neprofesionální a nezajímavou. Zatímco vřele přivítá pozorný zaměstnanec, činí klienta pocit, že se cítí ceněný a může ji vést k tomu, aby si s firmou vytvořil delší vztahy. Nezapomeňte také, že v některých typech kanceláří, jako je lékař nebo terapeut, a před důležitými schůzemi, jako jsou rozhovory, se mohou návštěvníci cítit nervózní. Přátelský pozdrav jim může pomoci.
Umístěte svůj stůl tak, aby čelil vchodu, takže uvidíte klienty při jejich vstupu. Ujistěte se, že kancelář vypadá uklizená na začátku každého dne a udržuje si ho po celou den. Doručte balíčky okamžitě nebo je nechte z dohledu. Udržujte papíry správně podávané a přístupná kniha schůzek. Připravte příslušné počítačové programy, abyste mohli snadno vyhledávat informace o klientovi.
Usmívejte se a přivítejte klienta, přinášející skutečné teplo a nadšení. Použijte pozdrav, který vám oznámil, že jste ho očekávali, pokud tomu tak je - ale pouze pokud víte, že je to klient, kterého jste očekávali. Pokud očekáváte, že ve své advokátní kanceláři očekáváte v 9:00, a když vstoupí muž oblečený do obchodního jednání, můžete se usmívat a říct: "Ahoj, Jste John, je to moc hezké se s vámi setkat." Nikdy neuvádějte celé jméno klienta - považujte tyto informace za důvěrné. Použijte obecnější pozdrav, pokud neznáte klienta, například: "Dobré ráno, přivítejte firmu XYZ. Jak vám dnes mohu pomoci?"
Poskytněte klientovi pomoc tím, že se dohodnete na schůzce, dáte jí papírovou dokumentaci, kterou musí vyplňovat, nebo ji nechte vědět, že řeknete příslušné osobě, že přišla. Nechte klienta vědět, jak dlouho bude možná muset počkat. Zeptejte se jí, jestli má nějaké dotazy a odpovězte jim na to nejlepší. Pokud musíte zkontrolovat odpověď, ujistěte se, že to uděláte.
Povzbuďte klienta, aby při čekání odpočinul. Nabídněte klientovi občerstvení, jako je voda, káva nebo čaj, pokud jsou k dispozici. Pokud klient odmítne nabídku, řekněte mu, aby vám oznámil, že změní názor. Pokračujte v úsměvu a při kontaktu s klientem s očním kontaktem, přenášejte teplo a nadšení.
Opatrně požádejte klienta, aby počkal chvíli, kdybyste musel telefon odpovědět. Odpovězte telefonu na pozdrav, jako je: "Dobré ráno, tohle je Terri z firmy XYZ. Můžeš se držet jen na chvíli?" Děkujeme volajícímu za to, že ji držíte a ujistíte se, že s ní budete mít pravdu. Pak se klientovi v kanceláři zúčastněte.
Postupujte podle vašeho kancelářského protokolu pro zavedení klientů do zaměstnance. Přivolejte pracovníka hned, jakmile přijde klient, pokud víte, že zaměstnanec se neshoduje s jiným návštěvníkem. V opačném případě předvolte příslušného zaměstnance telefonicky, jakmile má být spuštěno jmenování klienta.
Doprovodte klienta do kanceláře zaměstnance, pokud se jedná o přijatý postup ve vaší kanceláři a zaměstnanec uvedl, že chce zahájit schůzku. Případně zavolejte zaměstnance do čekárny a setkajte se s klientem. Představte si klienta a zaměstnance, pokud se dosud nesetkali, pomocí příjmení nebo jména, v závislosti na tom, které vaše společnost preferuje.
