Mnoho podniků, které nejsou hotovostné, má ve svých knihách pohledávky. Jedná se o částky, které zákazníci dluží firmě a jsou obvykle vykázány jako výnosy ve výkazu zisku a ztráty. Tento proces může být náročný a často jsou přijímány peníze, které nelze snadno uplatnit na účet zákazníka. Postupy v této oblasti specifikují techniky, které zjednodušují práci a jsou časově náročnější.
Postup 1: Vkladové fondy
Vložit veškeré šeky a přijaté hotovosti, a to i v případě, že je nelze identifikovat se zákazníky v systému pohledávek. Provádějte také platby kreditními kartami. Mohli byste si uložit poznámku ve schránce o neidentifikované kontrole s cílem zdokumentovat situaci. Kópie vkladních karet jsou obvykle k dispozici online, nikoliv však položky vkladu. Vytvořte kopie položek, které nelze okamžitě identifikovat, a vložte je podle data přijetí.
Postup 2: Výzkum
Vyjměte soubor s nejstaršími položkami a nejprve je připravte. Pokuste se najít podobné názvy v systému; jméno zákazníka mohlo být nesprávně napsáno. Můžete vyhledat všechny otevřené faktury, které odpovídají částce platby nebo jinému konkrétnímu údaji o platbě. Některé oddělení účetnictví mají soubory o neidentifikovaných položkách, které byly vyřešeny, takže pokud obdržíte další kontrolu od stejného zákazníka, nemusíte ztrácet čas problémem s identifikací.
Postup 3: Obraťte se na oddělení prodeje
Obraťte se na pracovníky prodejního oddělení a zeptejte se na platby, které nelze v systému splnit. Vzhledem k tomu, že pohledávky pocházejí od obchodního oddělení, prodejci si pravděpodobně zapamatují prodej a budou schopni vám poskytnout užitečné informace.Peníze by mohly být za zálohu na prodej, který dosud nebyl uznán, a pokud tomu tak je, musí prodejní oddělení vytvořit pohledávku v systému. Pokud zjistíte, že jste obdrželi finanční prostředky na prodej, který není spojen s prodejním oddělením, informujte příslušné oddělení a účetního manažera.
Postup 4: Specifický účet
Vytvořte účet specifické účetní knihy, který bude použit pro neidentifikované pohledávky. Tento účet je často vytvořen jako závazek s zůstatek kreditu. Když obdržíte neznámou platbu, inkasujete hotovost a připsáte účet neidentifikovaných pohledávek. Jakmile zjistíte, na který zákazníka budete peníze používat, můžete zrušit zápis deníku a zadat data do modulu pohledávky. Případně můžete použít dobropis k připsání pohledávky a vynulování závazku.
Postup 5: Obraťte se na zákazníka
Pokud v rámci prodejního oddělení nelze najít pohledávku, je dalším krokem kontaktovat zákazníka a pokusit se získat podrobnosti o prodeji. Někdy může vlastník malého podniku použít k prodeji své vlastní jméno, ale zaplatí podnikovou šekovou kartou, kterou nelze s žádným účtem spojit. Pokud se telefonní číslo nenachází na šeku, pravděpodobně budete muset použít internet k vyhledání kontaktních informací. Ujistěte se, že máte šek nebo kopii šeku před vámi, když s ním mluvíte, abyste mohli poskytnout co nejvíce informací.
Postup 6: Nová pohledávka
Pokud po přiměřené době stále nemůžete najít zákazníka ve vašem systému, požádejte správce o povolení k vytvoření nové pohledávky v systému, přidejte poznámku o situaci a použijte šek na tento nový účet. V závislosti na výši šeku není vhodné strávit více než hodinu, než se pokusí použít prostředky na příslušný účet. Pokud máte příliš mnoho z těchto položek, setkat se s pracovníky oddělení prodeje, abyste zjistili, co je za tímto problémem a pokuste se jej opravit.
