Práce pokladníka je v mnoha ohledech nejdůležitějším pracovním místem v organizaci. Klubový pokladník je zodpovědný za veškeré peněžní prostředky klubu, ať už příchozí či odchozí, a musí mít k dispozici přesné záznamy, aby zajistily dodržování právních předpisů.
Sběr poplatků
Sběr poplatků je téměř univerzální prací klubového pokladníka. Úkolem výběru daní začíná v době, kdy začíná rok klubu, ať už je to srpen, což je typické pro školní kluby nebo leden jako pro servisní organizace. Úkolem výběru daní je jednoduché, ale vyžaduje dobré vedení záznamů. Pokladníci by měli mít seznam lidí, kteří zaplatili poplatky, aby udrželi krok s členstvím v klubu.
Placení účtů
Jedním z úkolů pokladníka je platit účty za kluby. V nastavení školy to může být provedeno prostřednictvím požadavků od správců škol, zatímco v komunitní organizaci, klub má obvykle běžný účet. Pokladník musí zaznamenat všechny zaplacené faktury a proč byly zaplaceny v případě, že jsou požadována další vysvětlení.
Příprava rozpočtu
Rozpočet je základním dokumentem klubu. Ačkoli některé kluby dávají přednost plánování události a pak najdou způsob, jak ji financovat, může to způsobit zatížení klubu. Klubový pokladník by měl trvat na tom, aby sestavil rozpočet před tím, než začne nějaké fundraisingové úsilí. Rozpočet by měl zahrnovat všechny výdaje, dokonce i malé administrativní náklady.
Vykazování finančních informací
Typická schůze organizační rady vyžaduje finanční zprávu od pokladníka klubu. Tato finanční zpráva by měla zahrnovat počáteční a konečné zůstatky všech účtů. Jakékoli vybrané peníze by měly být pokryty a zaplacené účty by měly být uvedeny. Finanční zpráva by měla být snadno srozumitelná a pokladník by měl být otevřen k zodpovězení otázek.
Příprava nástupce
Když je zvolen nový pokladník, musí současný pokladník tuto osobu připravit vysvětlením procesu vedení záznamů a nechat nástupce prohlédnout si všechny informace.
