Plán činnosti je písemný popis, který popisuje, jak jsou manipulovány funkce obchodních operací. Popisuje postupy v provozních činnostech, použité procesy a odpovědnost pracovníků v jednotlivých odděleních. Tyto plány jsou vytvořeny za účelem zvýšení efektivity podnikových procesů. Plán provozu je standardní částí, která je součástí obchodních plánů většiny organizací. Operační plán pro zákaznický servis popisuje postupy, které se očekávají u pracovníků tohoto oddělení. Tento plán napomáhá efektivitě služeb zákazníkům a měl by být často přezkoumáván, aby se zajistilo, že funguje efektivně.
Zkontrolujte pracovníky zákaznických služeb. Dobrý zákaznický servis začíná zástupci zákaznických služeb, kteří jsou majetkem společnosti. Chcete-li být dobrým zástupcem zákaznického servisu, měl by mít člověk nadšení a měl by být odchozí a přátelský. Měl by mít dovednosti k řešení problémů a být schopen se zákazníky uvědomovat. Plán činnosti obsahující pracovníky, kteří tyto požadavky nesplňují, nebude co nejúčinnější. Hlavním cílem zákaznického servisu je spokojenost zákazníků. Chcete-li zlepšit provozní plán, je důležité přezkoumat zaměstnance služeb zákazníkům.
Vytvořte tréninkové programy. Efektivní služby zákazníkům vyžadují řádné školení zástupců. Vytvořením a zaváděním požadovaných školení jsou zaměstnanci školeni ve vhodných postupech pro řešení požadavků, otázek a stížností zákazníků. Znalostní zaměstnanci dosahují lepších výsledků. Operační plán společnosti by měl obsahovat podrobnosti o dostupných vzdělávacích programech a požadavcích pracovníků. Pokud plán není, měli byste je přidat jako pokus zlepšit výkon všech zástupců služeb zákazníkům.
Povolení přijímat rozhodnutí některými zaměstnanci. Ne všichni zaměstnanci by měli být nezbytně oprávněni činit mimořádně těžké rozhodnutí, ale tím, že některé z nich dovolí tuto pravomoc, zaměstnanci získají sebevědomí. Zaměstnanci by měli mít pocit, že jejich rozhodnutí jsou důležitá a cenná. Operační plán by měl obsahovat postup týkající se odměňování zaměstnanců. Když se zástupci zákaznických služeb rozhodnou se zákazníkem, měl by být zaměstnanec gratulován nebo uznaný nějakým způsobem, aby povzbudil zaměstnance, aby pokračoval ve vyhledávání dobrých rozhodnutí se zákazníky.
Vytvořte zpětnou vazbu od zákazníků. Zpětná vazba od zákazníků je důležitou příležitostí, kterou by podniky měly využít. Plán činnosti by měl uvádět, jak je obdržena zpětná vazba, a vysvětlit, jak je zpětná vazba zpracována. Mnoho společností zaznamenává a monitoruje veškerou zpětnou vazbu. Zpětná vazba je analyzována a používána k vylepšení organizace.
