Zaměstnavatelé obvykle zahrnují kontrolní pult nebo rovnocenné prohlášení společně s výplatou každého zaměstnance, ať už jde o papírový dokument nebo on-line výplatu, které jsou vydávány prostřednictvím přímého vkladu. Zkontrolujte, zda jsou dokumenty, které mohou být vyžadovány pro splnění požadavků vládních záznamů. Dokonce i když je zadržování kontrolních bodů nepovinné, může to být stále opatrné.
Požadavky FLSA
Federální vláda nemá pravidlo, které vyžaduje, aby zaměstnavatelé vydávali nebo udržovali výplatní pásky. Zákony o správných pracovních normách stanovují pokyny pro mzdovou dokumentaci. Informace o mzdách obecně musí být obecně uchovávány tři roky. Pokud se některé z těchto údajů používají pro kontrolu záznamů, je třeba je uchovat i po dobu tří let. Mzdové záznamy musí obsahovat:
- Jméno zaměstnance, adresa a číslo sociálního zabezpečení.
- Pohlaví a povolání zaměstnance.
- Datum narození pracovníků mladších 19 let.
- Datum a čas začíná a končí každý pracovní týden. Je zapotřebí datum, kdy začíná období mzdy, pokud se liší od pracovního týdne.
- Datum zaplacení zaměstnance
- Denní a týdenní odpracované hodiny.
- Mzdová sazba zaměstnance.
- Pravidelné mzdy, odměny za přesčasy a případné příplatky nebo odvody z odměny zaměstnance.
Zaměstnavatelé musí uchovávat časové karty nebo obdobný záznam o pracovní době po dobu dvou let.
Další požadavky na státní mzdové záznamy
Komise Equal Employment Opportunity říká, že zaměstnavatelé musí uchovávat všechny záznamy o zaměstnání, včetně kontrolních výkazů a záznamů o mzdách, po dobu nejméně jednoho roku. V případě, že zaměstnanec podá stížnost k EEOC, musí být záznamy uchovány až do jednoho roku po konečné likvidaci věci EEOC nebo jeden rok po vypořádání soudního řízení.
Státy mohou ukládat další požadavky na vedení záznamů. Například, Komise pro pracovní sílu Texas tvrdí, že zaměstnavatelé musí zaměstnancům poskytnout kontrolní pult nebo rovnocenný doklad, který uvádí všechny údaje použité k přípravě výplaty. Mzdové záznamy musí být uchovávány čtyři roky dodržovat pravidla pro udržování evidenci nezaměstnanosti v Texasu.
Pokyny zaměstnavatele
Podnik nebo organizace produkuje kontroly a kontroluje pachy z různých důvodů. Služba interních výnosů doporučuje, aby kontrolní úseky a bankovní záznamy, které slouží jako podpůrné dokumenty z daňových důvodů zachováváno pro období omezení. Období omezení daňových přiznání je například šest let. Nolo.com naznačuje, že podniky udržují kontrolu a finanční záznamy nejméně sedm let.
