Jak se rozhodnete uspořádat kancelářské soubory, má významný dopad na efektivitu a produktivitu. Filtrační systém by měl být založen na tom, jak jsou soubory v kanceláři používány, jaké funkce souboru jsou nejčastěji odkazovány a jak jsou soubory verbálně požadovány. Odpověď na tyto otázky vám pomůže určit nejlepší systém pro organizaci vašich souborů.
Položky, které budete potřebovat
-
Spisová skříň
-
Složky souborů
-
Označení souborů
Určete, zda budete soubory organizovat abecedně podle předmětu, číselně pomocí předem určeného číslovacího systému nebo chronologicky podle data vytvoření nebo data splatnosti. Vytvořte dočasné a trvalé soubory. Dočasné soubory jsou aktuálně aktivní soubory, které mají přidělen konečný datum, kdy může být soubor buď zničen, nebo umístěn s archivovanými soubory. Příklady dočasných souborů zahrnují aktuální projekty, akce a materiály, které je třeba číst. Trvalé soubory jsou ty, které nejsou přístupné tak často, ale musí být uchovávány v archivech pro budoucí použití.
Zapište názvy a definice štítků do dokumentu, na který lze odkazovat. Například pokud používáte číselný systém archivace, zapište si předmět, který odpovídá každé číslo, a seznam příkladů dokumentů, které by obsahovaly předmět. To pomáhá udržovat konzistenci při podávání dokumentů.
Vytvořte hromady dočasných dokumentů, stálých dokumentů a koše. Uspořádejte dokumenty před jejich zařazením do systému podávání. Neodkládat, co není třeba uložit.
Vyberte umístění úložiště souborů. Můžete se rozhodnout, že dočasné aktivní soubory je třeba uložit do schránky, kde jsou snadno přístupné. Soubory sdílené mezi zaměstnanci by měly být centrálně umístěny v kanceláři. Pokud pracujete se soubory, které je třeba chránit, například soubory obsahující osobní údaje klientů, použijte uzamykací schránku a zjistěte, kdo v kanceláři bude mít přístup.
Vytvořte soubory. Označte soubory svým abecedním, číselným nebo chronologickým systémem. Nezapomeňte, že chcete-li být konkrétní s názvy štítků, také chcete, aby tituly byly dostatečně široké, aby zahrnovaly několik typů dokumentů. Například namísto označování souboru se specifickým názvem schůzky vytvoříte soubor pro setkání, které jste navštívili za rok, a uložte v něm všechny příslušné dokumenty. Tím se zabrání vytváření mnoha souborů, ve kterých bude někdy uložen pouze jeden nebo dva dokumenty.
Tipy
-
Nezapomeňte, že jednoduchost je vždy lepší. Snažte se vyhnout se komplikovaným systémům archivace, které budou pro vás a zaměstnanci obtížné zapamatovat. Použijte soubor tickler pro úkoly specifické pro daný den, jako je zaplacení faktur nebo fakturaci. Uspořádejte soubor tickler měsíčně nebo denně v závislosti na úkolech a vyčistěte soubor, protože úkoly jsou dokončeny buď zahodením dokumentů nebo jejich přemístěním do trvalého souboru.
