Provádění úředního dokumentu obvykle vyžaduje notářskou známku. Ať už se jedná o podepisování nemovitostí a dokladů o půjčce, nebo je třeba bezpochyby dokázat, že podpis je autentický, je najímání notáře jedním ze způsobů, jak to udělat. Každý stát má vlastní pravidla pro notářské dokumenty. V Kalifornii tajemník státu dohlíží na licencování notářů a požadavky na dokumenty.
Úkolem notáře, obecně označované jako "notář", je zajistit, aby osoba, která podepisuje dokument, byla osoba, která tvrdí, že je, má pravdu, rozumí obsahu dokumentu a že není přítomen žádný nepatřičný tlak podepsat. Chcete-li stát se notářem v Kalifornii, musíte žít ve státě, mít alespoň 18 let, dokončit kurzu a testovat státního tajemníka a předat pozadí screening.
Těsnění
Součástí certifikačního procesu notáře je otisk razítka na notářském dokladu. Kalifornská pravidla vyžadují, aby tato pečeť byla držena pod zámkem a klíčem a že notář musí podniknout kroky, aby ji zajistil proti krádeži nebo zneužití. Těsnění je razítko z gumy, i když někdy je použito emboser. Musí být čitelná a dost tmavá, aby se objevila v fotokopii dokumentu. Tyto razítka jsou vyrobeny na zakázku tak, aby se na nich objevilo vaše jméno a notářské identifikační číslo, datum vypršení vašeho pověření a kraj Kalifornie, kde se vaše přísaha stala.
Identita
Identita podepisujícího je jednou z položek, kterou notář potvrzuje při certifikaci dokumentu. V Kalifornii se tyto podpisy musí před vámi osobně objevit, protože online notářská kontrola dokumentů není ve státě legální. Správná identifikace musí být předložena před tím, než budete moci dokument ohlásit. Příklady platných identifikačních údajů zahrnují řidičský průkaz v oddělení kalifornského ministerstva motorových vozidel (nebo ten, který vydal jiný stát, Kanada nebo Mexiko), cestovní pas nebo průkaz totožnosti z jakéhokoli státu. V Kalifornii mohou být svědky náhradou za ID podepisujícího. Musí však předložit identifikaci k vám, namísto podepisujícího. Některé formy identit, které nejsou přijatelné pro notářský dokument v Kalifornii, jsou karta sociálního zabezpečení, rodný list nebo kreditní karta.
Časopis
Kalifornský notář je povinen uchovávat deník všech notářských dokladů v pořadí, kdy byli certifikováni. Stejně jako požadavky na pečeť, časopis by měl být vždy bezpečný. Časopis obsahuje datum a čas, druh notářského dokladu a použitý doklad, poplatek a podpis každé osoby vyžadující notářskou známku. Pokud je notářský doklad spojen s transakcí s nemovitostmi nebo plnou mocí, pak každá osoba, jejíž podpis byl notářem, musí v tištěné podobě tisknout pravý palec. Časopis je vaším majetkem a nesmí být sdílen s nikým jiným, včetně jiného notáře nebo vašeho zaměstnavatele, a to i při jeho ukončení.
