Dopisy záměru jsou formální dokumenty, které jsou součástí návrhu a právní smlouvy. Uvádějí hlavní detaily obchodního jednání nebo výzkumného návrhu se záměrem učinit všechny zúčastněné strany jasně o klíčových bodech. Vzhledem k jejich povaze mají tyto dopisy zvláštní strukturu; takže je důležité vědět, jak formovat písmeno záměru.
Otevřete nový soubor v softwaru pro zpracování textu. Zadejte své jméno a adresu na první tři až čtyři řádky dokumentu. Nechte prázdný řádek a zadejte jméno a adresu příjemce dopisu. Nechte další prázdný řádek a zadejte datum. Přidejte další dvě prázdné řádky. Začněte správným dopisem tím, že jej řešíte příjemci podle jména; například "Drahý pan Jones".
Začněte první odstavec tím, že vysvětlíte, proč píšete. Pokud se jedná o obchodní dopis, zmiňte o předchozích jednáních se společností, které vás vedly k předběžným dohodám, které jste dosud dělali. Pokud se jedná o univerzitní dopis o záměru, stručně vysvětlete své zázemí a pověření; jako jsou příslušné kvalifikace a zkušenosti.
Začněte nový odstavec. Podrobte svůj návrh včetně příslušných podrobností o všech dohodnutých aspektech projektu. To může mít dva nebo více odstavců v závislosti na složitosti projektu. Pro podniky, ujistěte se, že jste v jasném jazyce rozložili všechny aspekty projektu; od stanovení ceny až po předpokládané dokončení nebo doručení. U výzkumných návrhů vysvětlete, jaký je účel výzkumu a jak bude dosaženo.
Přidejte poslední odstavec. V obchodním dopisu o úmyslu je tento odstavec určen pro definování jakýchkoli odborných termínů použitých v náčrtu projektu a podrobných informací o dalších relevantních informacích, jako je dohodnutý termín pro konečné podmínky, o kterých se rozhodne. Pokud jde o dopisy z výzkumu, přidejte do návrhu další důležité informace, jako je například název učitele nebo mentora, kterého jste již zoradili.
Napište závěrečný závěrečný řádek s žádostí o odpověď na váš záměr. Přidejte linku off-line, například "Upřímně". Nechte tři až čtyři prázdné řádky, ve kterých můžete při psaní dopisu podepsat své jméno. Zadejte své jméno, svou kvalifikaci (v případě potřeby). Pokud píšete obchodní dopis o záměru, přidejte svou pozici do společnosti pod svým jménem. Uložte kopii dopisu pro vaše záznamy.
Tipy
-
Vzhledem k tomu, že příjemci těchto dopisů o záměru pravděpodobně obdrží mnoho takových dopisů, stejně jako s jinými podniky, aby se vypořádali s, je důležité, abyste zůstali stručné. Měli byste zahrnout pouze ty detaily, které jsou pro projekt relevantní, a dokonce i tehdy, zahrnout pouze ty údaje, které již byly dohodnuty. Všechno ostatní může čekat na následné diskuse.
Varování
Dopisy záměru existují v mlhavé právní oblasti mezi nabídkami a skutečnými smlouvami. Vzhledem k tomu, že se jedná o prohlášení o tom, kde jsou vyjednávání dosaženy spíše než o dokumentu, který podrobně popisuje závaznou dohodu, zda jsou nějaké podmínky smlouvy v konečném důsledku závazné pro každou stranu, bude věcí soudů, pokud se dohoda později zhoršuje. Vždy konzultujte s advokátem, než budete jednat v závislosti na podmínkách dopisu o záměru.
