Jen inventář v inventáři nebo JIT je proces, jehož cílem je snížit investice do inventáře, a tím uvolnit finanční prostředky pro investice do dalších částí společnosti, jako je práce nebo infrastruktura. Společnosti nesou omezené množství surovin, spoléhají se na sofistikovaný účetní systém, který předpovídá budoucí potřeby zásob a objednává je těsně před tím, než budou potřební. Dodávky jsou menší, ale častější a vytvářejí malou zásobu čerstvých zásob. Cílem tohoto systému je, aby součásti byly dodány do zařízení krátce před tím, než budou potřebné, namísto toho, aby měli k dispozici velký inventář součástí nebo ingrediencí. S menšími penězi spojenými s materiály v skladovacích zařízeních se společnosti mohou svobodně vylepšovat nebo rozšiřovat.
Existuje řada výhod a nevýhod jednorázových inventarizačních systémů. Na straně plus není pracovní kapitál vázán, existuje menší šanci, že zásoby se stanou zastaralými v zásobnících a je snadnější změnit výrobní zakázky, protože je tu tak malý výrobek, který se má dostat. Není to však všechno pozitivní. Dokonce i s výraznými úsporami na celém okruhu, může jít o dostatečné nevýhody společnosti JIT, aby se každý majitel podniku podrobně zabýval tímto procesem.
Invalidní zásoby typu Just-in-Time
V okamžikových inventarizačních systémech objednávají společnosti minimální množství zásob, které se dostanou až do příštího termínu dodání. Restaurace využívající tento systém v rozvrhu dvou týdnů by si objednala jen dostatek jídla, aby trvala v průměru za čtyři dny. Většina těchto systémů vychází ze srovnávacích údajů z předchozího roku a předpokládají, že podnik bude od roku do roku relativně statický. Pokud hlavní konkurenční podnik v restauraci najednou zmizí, může dojít k náhlému nárůstu příjmů, který nebyl plánován předem. V důsledku toho nemusí být dostatek jídla na regálech, které by mělo trvat týden. Vyhledání alternativních zdrojů pro nouzové zásobování potravinami může být nemožné nebo v nejlepším případě velmi nákladné.
Na druhou stranu náhlý a nečekaný pokles podnikání může znamenat přebytečné přísady na regálech, eventuálně kazící před použitím. S automatizovaným systémem mohou být dva nebo tři cykly zásob předtím, než vlastník firmy může upravit množství produktu, který přichází. To také představuje problém pro příští rok, protože systém očekává opět pokles podnikání a pravděpodobné, že nebude objednávat dost ingrediencí pro tento týden.
Potíže s Surprise Extra Business
Jedním z nejdůležitějších obchodních nevýhod v podnikání je nedostatek flexibility, pokud jde o štěstí. Ve většině firem je zákazník, který přichází a chce si objednat obrovské množství výrobků, dobrou věcí. Pro firmu s tričkami s novým školním účtem může znamenat, že nový klient čeká déle než chce, aby získal úplnou objednávku. Malé podniky si nemohou dovolit odvrátit neočekávané výkyvy, ale v krátké době může být nemožné nalézt dostatek surovin, aby se o tyto ziskové nové zákazníky postarali.
To lze vyřešit jedním ze dvou způsobů. V prvním případě mohou noví zákazníci získat požadovanou objednávku, ale budou muset čekat mnohem déle, než se dostanou kvůli nedostatku inventáře. V závislosti na konkrétním druhu košile, které chtějí, může trvat několik týdnů, než najdete dostatečně velké dodávky, které uspokojí nové klienty. Na druhou stranu, pokud se majitel obchodu s tričkami podaří nalézt připravenou základní košili, která uspokojí zákazníka, je pravděpodobné, že budou stát víc peněz, než bude běžný dodavatel účtovat. Neočekávaný zákazník může ve skutečnosti nakonec stát peněžit peníze společnosti tím, že sníží ziskové rozpětí téměř na nic.
Je zapotřebí více plánování a školení
Mnoho malých firem provádí inventář a objednávání materiálů ručně papírem a tužkou, přinejmenším na začátku. Dokonce i ty, které jsou natolik velké, že potřebují nebo chtějí počítačový inventářový program tak učinit jednoduchými aplikacemi. Ve většině případů stačí inventarizovat párkrát za měsíc, jen abyste sledovali, co budete potřebovat. V těchto případech je inventář jednoduchým procesem a může být snadno vyučen každému zaměstnanci v krátkém čase.
S inventářním systémem JIT je celý proces inventarizace složitější. Zaměstnanci musí být vyškoleni, aby velmi častěji prováděli podrobný inventář. Přesnost je zásadní, protože celý systém objednávek pro společnost je založen na těchto číslech. Zaměstnanci se budou muset naučit používat komplikované počítačové systémy, které mohou být náročné pro ty, kteří nejsou obeznámeni s počítači instalovanými v kanceláři. Chcete-li trénovat a udržovat zaměstnance, kteří dokáží zvládnout tyto zásoby, možná budete muset zvýšit náklady na práci. Navíc budete potřebovat najít dodavatele, kteří jsou ochotni s vámi spolupracovat dodáním zboží vícekrát týdně, aniž byste si na každou objednávku přidali nadměrné poplatky za doručení. Je to také chytrá praxe při vytváření vztahů s menšími dodavateli pro nouzové zásoby v případě přerušení inventarizace / doručení.
Pevný dodavatelský řetězec znamená méně kontroly
Většina majitelů malých podniků se pyšní svou schopností otáčet se a rychle měnit věci, když o to vyžadují ekonomické síly kolem nich. S inventáři, které jsou právě včas, je to mnohem obtížnější. Sousední pekárna bude obecně vědět, kdy se budou konat místní oslavy, a na základě toho bude objednávat. Ale pokud pekař zjistí, že nový svatební plánovač hledá nouzovou dodávku fantazijních košíčků, má malou šanci na to, aby se zvedla a dostala se k práci.
Dokonce i když se mu podaří dostat objednávku košíčku, pokud je pekař dodavatel stříbrných koláčových výzdob na skladě, má méně možností nabízet potenciálnímu novému zákazníkovi. Jakékoli narušení v dodavatelském řetězci kdekoli v systému bude nakonec ovlivňovat spodní čáru malého podniku pomocí tohoto systému. S menším počtem možností nabízet zákazníkům a méně příležitostí ke změně obchodních plánů v krátké lhůtě, zásoby na dobu určitou mohou omezit příležitosti, které by jinak mohly růst malého podniku.
Problémy s přírodními katastrofami
Tornáda, hurikány, záplavy a další přírodní katastrofy mohou mít obrovský dopad na jakýkoli obchod, stejně jako civilní nepokoje nebo policejní akce. Rozdíl oproti inventarizačním systémům s okamžitou platností je, že tento efekt může být mnohem ostřejší. Nebezpečí se netýká pouze toho, co se stane v případě mimořádných událostí v blízkosti podniku, ale také v případě, že se to stalo v jiných oblastech, kde se dodavatel podnikání nachází.
Místní kavárna, která využívá objednávku JIT, bude mít obecně dostatek fazole na ruce za tři nebo čtyři dny průměrného prodeje. Mohou si nakoupit dodatečné dodávky, ale ne víc než to. Pokud je jejich pračka, nacházející se v příštím státě, postižena tornádem nebo požárem, majitel kavárny bude mít jen málo času na to, aby se mohl vyškrábat a najít nového obchodního dodavatele. Pokud jsou jeho zákazníci zvyklí na určitou kombinaci vlastních směsí, pravděpodobně nebude schopen nechat své dveře otevřené déle než několik dní, než dojde k vyčerpání inventáře.
Potřeba vyšších investic do IT
Systémy inventarizace v okamžiku jsou tak složité, že je prakticky nemožné využívat bez počítače a vyhrazených programů. Společnosti budou potřebovat sledování inventáře, vytváření objednávek, předpovídání prodeje a řadu dalších programů, aby tento systém fungoval správně. To znamená velké investice jak do hardwaru, tak i softwaru, plus času školení pro management a zaměstnance. Budou vznikat dodatečné náklady na práci, dodatečné povinnosti v oblasti dohledu a čas potřebný pro zadávání údajů.
Jakmile jsou všechny tyto systémy instalovány a lidé jsou vycvičeni, celá společnost nyní spoléhá na to, že počítačový systém funguje bezchybně. Ve většině případů to dělají, ale vzniknou problémy. To je důvod, proč existují oddělení IT. Jakékoliv podnikání se systémem JIT musí mít vztah s odborníkem v oblasti IT, který je obeznámen s hardwarem, který instaloval, a znalostí odborníků pracujících pro společnost JIT. Žádná firma si nemůže dovolit, aby svůj inventární systém byl v režimu offline několik dní, ať už je to kvůli chybě v softwaru nebo závadě v počítači. Nouzová oprava může být drahá a nemusí být k dispozici ani v noci nebo na dovolené. Vlastníci inteligentních firem vytvářejí zálohovací plán pro mimořádné události, ale jsou to nejlépe dočasné stopgapy.
Potřebné spoléhání na jednoho dodavatele
Zavedení systému JIT vyžaduje vytvoření vztahů s hlavními dodavateli, kteří budou dodávat týdenní suroviny, které potřebují. Zatímco tyto obchodní vazby mohou být přínosem pro jakoukoli společnost, existují také nevýhody tohoto uspořádání.
Majitel pizzerie, který se spoléhá na jednu restaurační společnost, má výhodu v tom, že ví, kolik bude každý týden platit za pepperoni a mouku, což usnadní kontrolu nákladů na stravu. Na druhou stranu má omezenou schopnost rozhlížet se na konkurenty svého dodavatele, aby zjistila, jaké ceny nabízejí za stejné výrobky. Pokud dodavatel napříč městem nabízí pepperoni za poloviční cenu tento týden, nemůže jednoduše umístit jednu objednávku, než se vrátí zpět k jejímu stálému dodavateli. Může změnit dodavatele, ale neexistuje způsob, jak jednoduše nakupovat, aby každý týden našel ty nejlepší ceny.
Stejný problém nastane, pokud se dodavatel rozhodne zvýšit ceny. Majitel pizzerie se ukládá vyšší ceny, dokud nenajde podobného dodavatele, který nabízí lepší ceny a kdo s ní ochotně pracuje na svém objednávacím programu. Ať tak či onak, inventář JIT výrazně snižuje schopnost majitele podniku nalézt ty nejlepší náklady na suroviny včas.
Problémy se spokojeností zákazníka
Když fungují inventářové systémy včas, fungují dobře. Když se však tyto systémy rozpadnou, podniky mohou trpět na několika frontách. Nedostatek zásob znamená ztrátu podnikání, ale to je jen okamžitý efekt. Nespokojení zákazníci, kteří nemohou dostat to, co chtějí, nebo kteří musí čekat déle než obvykle, aby splnili své objednávky, jsou skutečným problémem v dnešním obchodním prostředí.
Internet má obrovský vliv na téměř všechny malé podniky a nešťastní zákazníci mají větší sílu, aby podnikům ublížili než kdykoli předtím. Prohlížení stránek jako Yelp a Facebook, Twitter a další stránky sociálních médií poskytují zákazníkům hlas, který nikdy předtím neměli. Jedna špatná recenze, pokud je napsaná v zábavném nebo šokujícím stylu, může stačit na to, aby vážně ublížila malým podnikům dnes. Virální obchodní recenze jsou věci legendy internetu, a některé byly opakovány po celá léta. Ve věku, kdy má každý zákazník možnost vypnout podnikání dolů, je-li dostatečně motivován, majitelé podniků se pohybují nad nimi, aby byli šťastní. Udržení dostatečného inventáře na skladě, aby zákazníci byli spokojeni, může být velkou částí této strategie.
