Důvěrnost je pro organizace obzvlášť důležitá, protože se týká konkurence, marketingových strategií a informací o zaměstnancích. Když jsou informace snadno získány, zanechává společnost zranitelnou vůči odpovědnosti a soudním sporem, stejně jako může odvrátit jejich konkurenční výhodu. Je odpovědností organizace podniknout kroky k zastavení zaměstnanců v porušení důvěrnosti.
V době pronájmu, obvykle během nové nájemní orientace, se ujistěte, že zaměstnanci si dobře uvědomují očekávání organizace, že nedojde k porušení důvěrnosti. Vysvětlete důsledky, jako kdyby a kdy bylo zjištěno, že zaměstnanec porušuje důvěrnost, bude podroben disciplíně a může být případně propuštěn.
Ujistěte se, že zaměstnanci, kteří se zabývají důvěrnými záznamy a informacemi, jsou informováni a vyškoleni, jak zajistit informace. Proveďte požadavek, aby počítače měly spořiče obrazovky s hesly a důležité záznamy nebo dokumenty jsou omezeny na jednu oblast, která může být uzamčena a zajištěna. Požádejte také každého zaměstnance, aby měl své vlastní důvěrné heslo, které nemůže být dáno nikomu jinému než jejich nadřízenému.
Vytvořte politiku důvěrnosti a nechte pracovníky odhlasovat, že si přečetli a pochopili pravidla. Tato zásada může být použita jako důvod pro trest, pokud by byla porušena politika důvěrnosti společnosti.
Vedle politiky důvěrnosti by pracovníci, kteří jsou zodpovědní za marketingové strategie, vynálezy a další důležité informace, měli podepsat smlouvy o nesoutěžení.
Buďte selektivní o tom, kdy a jaký typ důležitých důvěrných informací je šířen a komu je šířen. Uveďte seznam, kde jsou uloženy důležité důvěrné záznamy a kdo by měl za ně odpovídat. Udržujte také seznam toho, kdo zjistí, jaké informace a kdy mohou mít k němu přístup.
Tipy
-
Během pohovorů požádejte potenciální zaměstnance, aby vysvětlili, jaké typy důvěrných informací byly v minulosti odpovědné a jak jsou obeznámeny s politikami důvěrnosti.
Varování
Nedovolte, aby drtivé a rozvážní zaměstnanci byli zodpovědní za uchovávání důvěrných informací a záznamů.