Každá společnost má různá pravidla týkající se schůzí. Někteří následují neformální proces, zatímco jiní vyžadují formálnější strukturu. Jako manažer nebo vlastník firmy je důležité vědět, jak provést a ukončit jak formální, tak i neformální schůzky. To zlepší komunikaci a povede k produktivnějšímu výsledku.
Co to znamená přerušit schůzku?
Termín "odložit" pochází z latinských slov Inzerát (do) a Diurnus (denně). Ačkoli mnoho lidí používá termín zaměnitelně se zavoláním konce schůzky, "odložení" ve skutečnosti znamená přesunutí schůzky nebo položky programu do jiného dne. Členové představenstva společnosti například mohou odložit schůzku, pokud nelze jednoduše diskutovat o problémech, protože chybí klíčové informace. Pozastavení znamená, že schůzka bude obnovena později, když bude každý připraven diskutovat o dané problematice. Není to stejné jako ukončení nebo ukončení schůzky, když jsou vyřešeny všechny problémy.
Jaké jsou pravidla pro schůzky?
Některé organizace, zejména soudní dvory, univerzity, vládní agentury a velké organizace dodržují zavedená pravidla pro vedení formálních schůzí. Podle pravidel Roberta Nově upraveného například může někdo předat návrh na odložení schůzky za určitých okolností, například:
- Při neexistenci kvora
- Jak je stanoveno v interních normách organizace
- Když členové správní rady dosáhnou konce programu
- V případě nouzového nebo bezprostředního nebezpečí, jako jsou požární poplachy v budově.
Zatímco menší podniky pravděpodobně neuplatňují pravidla Roberta, poskytují jednoduchý rámec pro "oficiální" odloučení zasedání.
Postupy pro přerušení schůzky
Schůzku lze odložit buď na začátku, nebo v kterékoli fázi. Pokud jste předsedou, připravte si plán, aby bylo zajištěno, že vše probíhá hladce. Po projednání agendy zkontrolujte, zda chce někdo podat návrh na odložení schůze. Požádejte o jednoho říkat "Slyšel jsem, jak se přerušit?" Návrh na odložení by měl jasně upřesnit čas a datum příští schůze, jakož i naléhavé záležitosti, které vyžadují zvláštní zasedání před příštím valnou hromadou. Podle pravidel Roberta musí být tento návrh vyslán a nelze jej změnit ani projednat.
Setkání může být odloženo bez návrhu, pokud není přítomen kvora nebo v případě nouze. V případě, že tento den je státní svátek, lze schůzku odložit až do následujícího pracovního dne, ve stejnou dobu a na místě. Pozastavená schůzka bude probíhat stejně jako původní schůzka. V závěrečných poznámkách může předseda projednat den a čas příští schůze. Může také poskytnout kontaktní informace, poděkovat účastníkům a připomenout si poslední připomenutí. V případě, že odložení trvá 90 dní nebo více, bude každému účastníkovi doručeno oznámení o datu a místě.
Přemístění méně formálního setkání
Ne všechny setkání jsou formální; proto ne všechny schůzky vyžadují odklad. Obchodní schůzky jsou dobrým příkladem.Jsou rozhodně důležité a očekává se, že se budou účastnit všichni obchodní zástupci. Účelem obchodních schůzek je však vedoucí prodeje informovat pracovníky, možná nabídnout tipy a povzbuzení, nebo napomenout ty, kteří nedosáhli cílů nebo se nepodařilo obrátit na požadované papírování. Během schůze nebude hlasováno, protože názor manažera prodeje je ten, na čem záleží. Po uskutečnění schůzky, na které je jedna osoba odpovědná, by bylo hloupé požádat o odložení. Vedoucí prodeje se může zeptat, zda existují nějaké otázky a po zodpovězení je jednoduše řekněte: "To je vše, co jsem chtěl dnes pokrýt. Vezměte si některé z těchto nových brožur při odchodu a použijte je, abyste vysvětlili neuvěřitelné výhody tohoto skvělého produktu!"
Schůze, na kterých se manažeři shromažďují, aby diskutovali o problémech a řešeních, jsou dalším příkladem Manažeři nemají čas na formální setkání s pohyby a sekundami, ani nepotřebují. Vědí, o čem je schůzka, takže není zapotřebí žádného programu. Nikdo nemá pár minut. Budou pokračovat v projednávání těchto otázek na příštím zasedání, takže technicky by mohly odložit zasedání. Ale oficiální konec schůze by byl nepříjemný a nevhodný. Je pravděpodobné, že schůzka bude naplánována na omezenou dobu, například 30 nebo 60 minut. Když čas vypršel, někdo řekne: "Hovoříme o této diskuzi příští měsíc" zatímco jiní vyčerpají dveře, aby se vrátili do práce.
