Interní kontroly jsou politiky, které zabraňují krádeži a poškozování cenných aktiv společnosti. Hmotný majetek, jako je nemovitý majetek, výrobní zařízení, zásoby a hotovost, může být výzvou, aby byla vždy bezpečná, ale seznámení se s interními kontrolami správy hmotných aktiv může pomoci udržet váš majetek v bezpečí.
Řízený přístup
Řídí přístup do klíčových oblastí provozu, jako jsou skladovací prostory, pokladní pokladny a místnosti s vybavením, se zámky nebo bezpečnostními kontrolními body. K dispozici jsou elektronické systémy, které umožňují omezit přístup k citlivým oblastem určeným osobám bez použití tradičních klíčů. Tyto systémy mají schopnost uchovávat protokol, který zaměstnanci v konkrétních časech přistupovali k určitým oblastem.
Problémy s delegací
Do svých nejdůvěryhodnějších zaměstnanců přenášejte pouze činnosti týkající se otevřeného přístupu k inventářům, hotovosti a dalším cenám. Podle organizace Montana.edu by manažeři neměli umožňovat, aby někdo při jednáních s dodavateli, distributory nebo zákazníky podepisoval jméno manažera a neměl by zaměstnanci umožňovat výlučnou kontrolu nad činností v oblasti dodávky nebo zpracování hotovosti nebo jejich vystavení.
Problémy se zabezpečením
Disciplinární pozornost věnovaná detailům je nezbytná pro bezpečnost vašeho hmotného majetku. Důkladně zajistěte, zajistěte a zajistěte své prostory po každém pracovním dni a využívejte kamerový dozor k záznamu o přestupcích nebo podezřelé činnosti. Zajistěte bankovní vklady často a jen tolik peněz potřebujete.
Přístupové stezky
Zaznamenejte přístup k citlivým oblastem, kdykoli je to možné. Podle siterooms.com jsou přístupové záznamy klíčem k efektivním vnitřním kontrolám. Uchovávejte elektronický záznam o přístupu do vyhrazených oblastí. Požadovat pokladníkům, aby se přihlásili do registračních pokladen s jedinečným ID a neumožňují sdílení pokladny. Požádejte zaměstnance, aby označili své iniciály na bankovních dokladech, formulářích doručení, pokladních pásech a dalších kontrolních dokladech.
Fyzické audity
Provádějte pravidelné a náhodné kontroly vašeho inventáře, vybavení a bankovních účtů, abyste zachytili podezřelou činnost dříve. Zvažte využití auditorské společnosti třetí strany k zajištění spolehlivosti výsledků auditu.
Nedovolte zaměstnancům, aby auditovali své vlastní oblasti odpovědnosti. Nepovolte například zaměstnance odpovědnému za příjem dodávek za účelem kontroly zásob surovin a neumožňují zaměstnanci, který provádí bankovní vklady, prověřovat bankovní výpisy a záznamy v pokladnách.
Průhlednost
Výše zmíněné koncepce a techniky mohou pomoci při prevenci ztrát a škod, avšak vaše politiky vnitřní kontroly jsou pro zaměstnance, zákazníky a obchodní partnery naprosto transparentní a mohou tak předejít výskytu událostí. Řekněte například svým zaměstnancům, že přístup k zakázaným oblastem je zaznamenáván; nechte zákazníky vědět, že vaše prostory jsou monitorovány kamerovým systémem; a nechte své dodavatele seznámit s vaší politikou vnitřního auditu.
