Služba interních výnosů umožňuje daňovým poplatníkům odečíst náklady spojené s používáním automobilu nebo kamionu pro obchodní účely. Zatímco se můžete rozhodnout odepsat skutečné náklady na používání vozidla pro podnikání, většina lidí se rozhodne vzít standardní odpočet ujetých kilometrů, který v roce 2014 činil 56 centů za kilometr. Ale nemůžete prostě hádat o svých obchodních kilometrech. IRS vyžaduje, aby jste vedli záznamy, aby jste dokázali, že míle, kterou si odpočítete, jsou přesné a skutečně pro obchodní účely.
Požadavky IRS
Předpisy IRS pro daňové poplatníky, kteří se rozhodnou odečíst standardní kilometrovou rychlost, vyžadují protokol uvádějící "cestovní míle, cíl a obchodní účel." Nezahrnujete tento deník do daňových formulářů, které předkládáte na konci roku, ale musíte to uchovat jako důkaz, pokud IRS zpochybňuje odpočet počtu kilometrů, nebo jste někdy auditován. Váš protokol by měl obsahovat dostatek informací, aby auditor mohl uspokojit. Například, pokud jste zaznamenali, že 12. ledna jste vyjela 9 mil na setkání s klientem, buďte připraveni prokázat, že vzdálenost byla ve skutečnosti 9 mil. Váš uvedený účel musí obsahovat dostatečné podrobnosti pro to, aby auditor zjistil, že se jedná o legitimní pracovní cestu.
Miles, které můžeš odečíst
IRS také definuje, co považuje za odpočitatelné kilometry pro podnikání. Nemůžete například odečíst míle mezi vaším domovem a místem podnikání. Můžete však odečíst vzdálenost mezi dvěma různými místy podnikání. Můžete odpočítat kilometrovou vzdálenost mezi vaší kanceláří a kancelářemi klientů, které voláte, a to iv případě, že je vaše kancelář ve vašem domě. Pokud cestujete na konferenci nebo na schůzku, nebo budete mít seminář, který vám bude prospěch ve vaší firmě, považuje se to za podnikové odpočty. Pokud vaše cesta spojuje obchodní i osobní účely, můžete odečíst pouze obchodní část výletu. Například pokud jedete na poštu k zasílání dokumentů klientovi, pak zastavte v obchodě s potravinami a vezměte si večeři, můžete odečíst pouze kilometrový výlet spojený s cestou do pošty, nikoliv obchod s potravinami.
Elektronické záznamy
Aplikace pro smartphony, tablety a osobní počítače automatizují sledování počtu kilometrů. Takové aplikace vám umožní vyplnit klíčové informace, jako je vaše cílové místo a účel vaší cesty, a vypočítají počet kilometrů. Mnoho z těchto programů umožňuje export dat do tabulky. Můžete také nainstalovat globální software pro určování polohy do vašeho vozu, abyste sledovali všechny své kilometry. Nicméně, jak uvádí článek z New York Times o sledování softwaru z roku 2006, software může být náchylný k závadám a haváriím hardwaru, takže pravidelné zálohování dat je rozhodující.
Písemné záznamy
Jedním z nejjednodušších způsobů sledování najetých kilometrů je udržení písemného záznamu v autě - v notebooku nebo ve formátu protokolu o kilometrech, který tisknete z počítače nebo zakoupíte v kanceláři. Rozvíjejte zvyk zaznamenávat počáteční a koncové údaje o kilometrech pokaždé, když používáte své auto k podnikání, stejně jako zaznamenávat obchodní účel cesty. Vyplňte informace pro každou cestu a celkovou míru na konci roku. Můžete také použít jinou dokumentaci, jako jsou výtisky jízdních pokynů nebo map, jako další zálohování odpočtů z kilometrů.
