Když se správní lidé mohou seznámit s vašimi obchodními schůzemi, mohou tuto událost učinit. Když vytváříte přesvědčivou a profesionální pozvánku, přesvědčíte pozvané osoby o významu setkání, o potřebě jejich účasti a o výhodách pro ně.
Přizpůsobte pozvánku, pokud posíláte jednotlivé dopisy. Při zasílání předtištěných karet použijte hlavičkový papír nebo logo. U e-mailových pozvánek zobrazte své logo a odkazy na webové stránky. Adresujte každou osobu jménem a korespondenci pochází od vysoce postaveného úředníka společnosti s podpisem.
Vést s přesvědčivou zahajovací větou, která vysvětluje, co se děje a proč je osoba pozvána k účasti. Například "Vaše odborné znalosti z oboru jsou ideálním kandidátem pro náš nový řídící výbor. Chtěla bych vás pozvat, abyste se setkali a promíchali s posílači a poskoky naší obchodní komunity při obědě a prezentaci."
Uveďte exkluzivitu schůzky, téma, které se má probrat, nebo požadované výsledky dne. Například: "Zúčastnili jsme se pouze deseti místních místních generálních ředitelů, abychom byli součástí této diskuse u kulatého stolu. Naším cílem je přemýšlet o doporučeních přátelských k podnikání, aby se v příštím roce podařilo státnímu zákonodárci v oblasti jedinečných potřeb podnikatelů v našem státě. Chceme, aby byl váš hlas slyšet."
Všimněte si hostujících řečníků, jídel nebo příležitostí k vytváření sítí, které by mohly oslovit zaměstnané profesionály. Například: "Budeme slyšet od místních kandidátů pracujících pro kancelář a poskytnou vám čas na Q & A. Dále zajistíme občerstvení a kavárnu."
Zahrnout všechny relevantní informace o schůzce ve zvýrazněné nebo odvážné části vašeho dopisu, který stojí pro pozvaného. Důležité informace, jako je datum, čas a místo, se mohou ztratit v těle dopisu. Dejte vše do jedné části pro snadnou orientaci.
Požádejte RSVP o konkrétní datum, abyste mohli odpovídajícím způsobem naplánovat. Pozvěte návštěvníky několika způsoby, jak potvrdit návštěvnost, například prostřednictvím e-mailu, webové stránky společnosti, předtištěné karty nebo telefonní hovory.
Tipy
-
Před plánováním data a času zkontrolujte kalendáře komunitních a místních firemních kalendářů pro konfliktní události. Nechcete soutěžit s funkcí obchodní komory, s účastí Rotary klubu nebo s významnou konferencí nebo veletrhem.
Zasílejte pozvánky nejméně měsíc předem s upozornením na upozornení o dva týdny, aby účastníci dostali čas, aby vás mohli přidat do svého rozvrhu. Pokud se jedná o významnou schůzku nebo konferenci, v níž lidé potřebují plánovat cesty a ubytování, uveďte nejméně šest měsíců, kdykoli je to možné.
