Zpráva o zkušenostech s výukou dokumentů dokumentuje důležité události ve vašem projektu, které pomáhají vést ostatní na cestě. Tyto zprávy jsou navrženy tak, aby podporovaly žádoucí výsledky v budoucích obchodních projektech a vyvarovaly se opakování stejných chyb. Vytvoření zprávy získané ze zkušeností je jedním z konečných úkonů, které projektový manažer provádí na konci každé zakázky, ale jen málo úkolů je pro dlouhodobý obchodní úspěch zásadní.
Poctivost je nejlepší politika
Nejdůležitější kvalitou zprávy získané z výuky je čestnost.Není čas na to, aby se fakta otočily, aby se vynořilo dobře, když jste se zabývali negativními a zvýrazňovali pozitivní výsledky. Čím je zpráva čestnější a přímá, tím je pravděpodobnější, že bude schopna pomáhat osobám, které vedou podobné projekty v budoucnu. Zajistěte zpětnou vazbu od členů týmu a zúčastněných stran předtím, než všichni odjíždějí na další úkol, a začleňte zpětnou vazbu do vaší zprávy, abyste zajistili, že budou zohledněny všechny perspektivy.
Zaznamenejte základní informace
Popište cíle projektu ve zprávě, kterou jste získali, a projektového manažera a vedoucích pracovníků odpovědných za jeho realizaci. Popište také klienta, data projektu a výstupy nebo vyrobené produkty. Strukturovat zprávu na samostatné technické, projektové řízení a obecné aspekty řízení. Technická sekce se zaměřuje na samotnou práci. Sekce řízení projektů hodnotí takové oblasti, jako je struktura rozpadu prací, plánování rizik a časové lhůty, zatímco obecná sekce se zabývá problematikou komunikace a vedení a interakcí se zákazníkem nebo klientem.
Kompletní obrázek
Zprávy získané z výuky by měly obsahovat informace o tom, co fungovalo, co nefungovalo a jaké změny by manažer projektu udělal v pozdějším pohledu. Zpráva by například mohla zaznamenat technické řešení komplikované softwarové závady, která byla úspěšně nasazena - a také selhání procesu, které způsobilo závadu na prvním místě. Projekt mohl být dokončen z rozpočtu, ale některé oblasti stojí mnohem víc, než se očekávalo, a jiné méně. Být konkrétní o těchto číslech a co projekt odhalil, může pomoci ostatním opakovat úspěchy a vyhnout se podobným překážkám.
Shrnutí zjištění
U delších výukových seminářů by poslední krok mohl být vypracování souhrnného shrnutí, které stručně popisuje nejkritičtější takový způsob. Může se jednat o odstavec nebo stránku a měl by být dostatečný, aby zaneprázdněný manažer získal jasný smysl toho, co obsahuje zbytek zprávy.
