Obecně uznávané účetní zásady, často označované jako GAAP, jsou standardy, které většina obchodních účetních dodržuje. Pomocí stejných zásad mohou všechny firmy zajistit, aby jejich účty byly pro auditora snadné sledovat. GAAP vyžaduje, aby byl plat vykázán jako náklad, ale protože podniky denně neplatí zaměstnance, účetní musí upravovat účetní knihy tak, aby zaúčtovali platy, které dosud nebyly vyplaceny na konci účetního období.
Časově rozlišené náklady
Platy jsou považovány za časově rozlišené náklady podle GAAP. Platy se hromadí po celou dobu placení, dokud zaměstnavatel neplatí zaměstnance. Účetní tedy uvádějí platy jako naběhlé výdaje a uvádňují platy, které dosud nebyly vyplaceny v době podávání zpráv jako "splatné mzdy", takže zůstatky účtů a platy jsou vykazovány správně, i když dosud nebyly vyplaceny.
Konec roku
Pokud zaměstnanci na konci jednoho roku vyplácejí plat, ale nejsou placeni do následujícího roku, účetní musí zohlednit plat v prosincových i lednových účetních knihách. V prosinci účetní uvádí celkovou výši mzdy získané jako náklad a poté ji převede do ledna jako plat. V lednu účetní uvádí výplatu v měsíci leden jako výdaj a poté uvádí plat pod příjmem z prosince, aby jasně stanovil, kde pochází každá část dlužné mzdy. Například pokud zaměstnanci v prosinci vydělávají 5 000 dolarů a pak 8 000 dolarů v prvním lednovém týdnu, v prosinci je 5 000 dolarů uvedeno jako plat a v lednu je 8 000 dolarů uvedeno jako výplata výdajů, zatímco 5 000 dolarů je uvedeno jako plat za celkovou částku mzdové náklady ve výši 13 000 USD.
Zvažování
Plat musí být zaznamenán jako časově rozlišený náklad, protože většina firem denně neplatí zaměstnance. Každý zaměstnanec pracuje každý den, akumuluje plat, který je jim musí vyplácet v den výplaty. Kumulovaný plat se tak stává položkou pasiva, dokud ji společnost nevyplácí. Pokud by společnost platila zaměstnanci na denní bázi, plat by byl uveden jako přímý náklad spíše než jako časově rozlišený náklad.
Souhrn Požadavek
GAAP vyžaduje, aby účetní sestavil souhrn všech platů jako jednu řádkovou položku, spíše než uvedl jednotlivé platy jako individuální závazek. To činí účtování jasnější. Například účetní uvádějí celkovou odpovědnost ve výši 8 000 dolarů, pokud dluží všem zaměstnancům 8 000 dolarů spíše než uvedení přesné hodnoty každé výplaty, kterou společnost dluží různým zaměstnancům.
