Váš fakturační systém může být tak rudimentární jako pero a kniha, nebo stejně sofistikovaný jako počítačový a softwarový program určený ke správě všeho od výpočtu poplatků až po zaslání výpisů. Složitost stran, základní pojetí účtování se od biblických časů nezměnilo. Je zde ještě poskytovatel služeb, uživatel služby a poplatek, který spojuje vztah.
Fakturace začíná s lidmi
Vaši zaměstnanci vytvářejí profil každého zákazníka jako první krok při navrhování fakturačního systému pro vaše podnikání. Datový personál shromažďuje jména, fakturační adresy a podmínky, za kterých jsou vaše poplatky shromažďovány. Pokud se jedná o třetí stranu, jako je pojišťovna, jsou tyto informace také zajištěny. Zákazníci vás mohou požádat, abyste je přímo vyúčtovali nebo si uhradili poplatky za kreditní kartu.
Zadávání a ověřování dat
Informace poskytované zákazníky jsou zadávány do softwarového programu nebo zaznamenány ručně do knihy. Ověření kreditních bodů a pokrytí pojišťovny lze provést telefonicky nebo prostřednictvím webových stránek. Vaši zaměstnanci mohou mít přístup k citlivým informacím, jako jsou kreditní skóre, za účelem vytvoření úplného profilu vašeho fakturačního systému, neboť někteří zákazníci mohou chtít splácet svůj dluh ve splátkách.
Kódování účtů
Ať už vaše firma účtuje jednu službu (konzultaci) nebo nesčetné množství služeb (konzultace, poplatky za práci, materiály a podobně), nastavování kódovacího systému pro kategorizaci každé služby a produktu je nezbytné pro sledování peněz. Například zubní pacient může být účtován za úklid, ale poplatek, který se účtuje, pokud zubní lékař postupuje namísto hygienisty, není stejný, takže dva faktury se používají pro fakturační účely. Jeden kód může znamenat zlatou korunu, zatímco další představuje levnější porcelánový uzávěr. Kódy dělají dvojí povinnost, což vám umožňuje sledovat náklady a kategorie tak, abyste vždy věděli, jak jsou vynaloženy čas a prostředky.
Účty jsou vydávány
Máte několik způsobů, jak nastavit datování fakturačního systému. Někteří majitelé firem vyúčtují každý zákazník každý týden každý měsíc. Pokud nepoužíváte počítač k práci s touto úlohou, dává smysl. Váš elektronický systém fakturace vám může umožnit uspořádat zákazníky podle "data služby". Například služba z 10. července automaticky vygeneruje výpis 10. srpna pomocí standardních 30denních fakturačních cyklů. Váš peněžní tok může být lépe poskytován zasláním výpisů během několika dnů od služby, která je prováděna. K fakturaci zákazníků můžete použít jak hlemýžďový mail, tak elektronickou fakturaci.
Faktury jsou sledovány
Označení účtů, které se datují k datu splatnosti, se stalo důležitou součástí fakturačního systému každé společnosti. Připomínky k platbám, které jsou koordinovány s přílohou poplatků v minulosti, jsou dalším přínosem pro udržování počítačového systému fakturace. Členové vašeho účetního týmu mohou také použít systém "horkých souborů", který obsahuje seznam doručených termínů, které vyzývají zákazníky k připsání zákazníkům k zaplacení faktur po uplynutí lhůty splatnosti.
Služby shromažďování, audity a zprostředkovatelé
Můžete raději zpracovávat vlastní sběrné služby spíše než používat externí agenturu k dohledu nad problémy, které nejsou splatné. Pravidelné postupy samoregulování zachycují mnoho typů nesrovnalostí v systému fakturace. Můžete také přidružit k zúčtovacímu středisku, který je nastaven tak, aby se postaral o všechny aspekty vašeho fakturačního systému, od zákaznických úvěrových šeků až po vystavení účtů. Tyto služby nejsou levné, ale pokud dáváte přednost vyřizování fakturace, kompenzace může stát za náklady.
