Správa smluv je praxí, že se dodržují parametry smlouvy v souladu s pokyny nastíněnými v samotné smlouvě. Z tohoto důvodu je třeba dodržovat kontinuální řízení smluvního životního cyklu, aby se zajistila plnění smlouvy ve správném kontextu. Typy smluv, které jsou spravovány, od pracovních smluv až po stavební smlouvy, mohou být všechny řádně spravovány podle stejné metodiky.
Přečtěte si smlouvu v plném rozsahu. Zvýrazněte klíčová data, včetně časových rámců a termínů splatnosti. Označte tyto kritické data v kalendáři nebo jiné aplikaci pro plánování, abyste zajistili, že cílené dokončovací časy budou chápány a sledovány. Zvýrazněte klíčové oblasti smlouvy, které uvádějí pracovní povinnosti a celkové smluvní závazky klíčových pracovníků uvedených ve smlouvě. Například nová smlouva o stavební smlouvě by jmenovala mistra jako kontaktní místo a zodpovědnou stranu za zajištění toho, aby byla veškerá subdodavatelská práce dokončena včas.
Naplánujte schůzku a schůzky s aktualizací před každým datem splatnosti načrtnutým v parametrech smlouvy. Ujistěte se, že budete mít tváří v tvář nebo telefonní schůzky s odpovědnými osobami, abyste vás informovali o celkovém průběhu zakázky. Provádějte průběžné schůze jako způsob, jak měřit celkový průběh zakázky a řešit problémy a obavy, jak vznikly.
Uveďte velmi podrobné poznámky o tom, kdo byl mluvený, kdy a kde pro všechny strany, které se podílejí na plnění smlouvy. Pravidelně a rutinně se s těmito stranami otevíráte. Pošlete e-maily nebo telefony jednou za týden, abyste zajistili, že věci fungují podle plánu nastíněného v kontextu konečné smlouvy.
Mají všichni manažeři a subdodavatelé, kteří jsou zapojeni do smlouvy, zasílat vám podrobné seznamy aktualizací každý týden. Aktualizace zasílejte prostřednictvím e-mailu, faxu nebo tradiční pošty, aby se zachovala stopa papíru o všech smluvních pokrocích. Uchovávejte veškerou korespondenci na bezpečném a snadno přístupném místě.
Udržujte přesný a průběžně aktualizovaný seznam použitých materiálů, požadovaných materiálů, plánů přepravy a příjmu, pracovních plánů smlouvy, pracovní doby vynaložené na dokončení smlouvy a všech ostatních údajů, které ovlivňují rozpočet smlouvy. Přezkoumejte, vyhodnocujte a vyhodnocujte smluvní rozpočet každých čtyři až šest týdnů, abyste hledali způsoby, jak snížit náklady a zvýšit produktivitu.
Pořádat další schůzky k projednání smlouvy, když vzniknou problémy nebo jsou vám upozorněny problémy. Nečekejte na to, aby se obavy staly důležitými otázkami, pokuste se vyřešit větší problémy tím, že najděte řešení na počátku tohoto procesu.
Tipy
-
Všechny informace o smlouvě uchovávejte v centrálně umístěném souboru.
Varování
Nepřekračujte smluvní parametry ani neporušujte smlouvu žádným způsobem.
