Fakturační systém je srdcem pohledávek podniku. Faktury se připravují na základě prodaných produktů nebo služeb. Údaje z faktury odpovídají prodejním časopisům, záznamům o účtech zákazníků, zůstatkům pohledávek a časopisům v hotovostních účtech, mezi ostatními obchodními záznamy.
Elektronické a ruční
Softwarové systémy používané pro fakturaci vyžadují, aby malá firma zadala počáteční údaje před tiskem faktur. Každý systém vyžaduje různé proměnné a vybízí uživatele k tomu, co je zapotřebí. Systém pak elektronicky začlení data do pohledávek. Naproti tomu při vytváření ručního systému rozhodne vlastník nebo účetní malého podniku o tom, co je zapotřebí, a formuluje je jako součást účetního systému. Bez ohledu na to, zda drobný podnik poskytuje služby nebo prodává produkty, je jedním z předběžných kroků při vytváření fakturačního systému určení toho, co je třeba uvést na faktuře kromě takových základních informací jako jsou kontaktní informace.
Číslovací systém
Každá faktura by měla obsahovat jedinečné identifikační číslo založené buď na chronologickém pořadí prodeje nebo na zákaznickém čísle. Jakkoli si majitel malého podniku zvolí, tato jedinečná čísla mohou být v budoucnu použita k odkazování na konkrétní fakturu.
Fakturační orgán
V sekci popisu faktury bude účetní chtít přidat detailní informace, aby zákazník přesně věděl, na čem dokumentuje faktura. Například faktura za službu, která pouze uvádí "servisní hovor", je příliš vágní buď pro zákazníka, nebo pro malou firmu, která se použije pro pozdější použití. Pokud však popis popisuje něco konkrétnějšího, jako například "Změněné filtry, vyčištěné ventilátory, testované zapalování", jak zákazník, tak poskytovatel služby přesně vědí vykonanou práci. Je-li cena za službu nebo za hodinu, tento údaj by měl být zahrnut v popisu. Pokud je faktura na produkty, uveďte množství a cenu za jednotky. Tyto informace odpovídají údajům v prodejním deníku.
Podmínky úvěru
Zjistěte, jaké kreditní podmínky budou nabízeny zákazníkům, a uveďte je na faktuře. Pokud se například očekává platba, musí být na faktuře uvedena poznámka "Čistá splatnost po převzetí". Během procesu prodeje, pokud byl zákazníkovi oznámeno, že bude mít 30 dní k zaplacení, zahrnout to jako datum splatnosti na faktuře.
Přineste to dohromady
Fakturační systém je dokončen, když se vejde do správného místa v účetním procesu. Po přípravy faktur je načase vybírat pohledávky. Jedna kopie každé faktury je zaslána zákazníkovi a podnik si ponechá jednu kopii. Fakturovaná částka je zaúčtována na účet zákazníka v prodejním deníku. Při obdržení platby je částka odečtena z účtu zákazníka v prodejním deníku a přidána do hotovostního účtu společnosti. Na konci měsíce může majitel malého podniku prověřit účty, které mají zaznamenat všechny nevyřízené faktury a potřebu sledovat při hledání platby, například zaslání druhé kopie faktury označené jako "splatná".
