Memo jsou standardní formou obchodní korespondence. Jsou psány jako informativní nebo vyžadující akci. Můžete napsat interní nebo externí poznámky. Externí poznámky jsou zasílány osobám mimo vaši organizaci. Můžete například odeslat poradenskou poznámku profesionálním konzultantům, kteří žádají o návrh na určitý projekt. Možná jste požádali konzultanty, aby zaslali nabídku na projekt, časový rámec pro dokončení a některé ukázky práce prostřednictvím poznámky.
Napište nadpis pro vaši konzultační poznámku. Nadpis obsahuje čtyři řádky, z nichž každá má určitý štítek: To, From, Date a Subject. Vaše jméno a jméno vaší společnosti jsou v prvním řádku. Druhý řádek obsahuje jména všech odborných konzultantů, kterým zasíláte poznámku. Třetí řádek je datum, kdy plánujete odeslat, a čtvrtý řádek by měl vysvětlit předmět poznámky pouze několika slovy, například "Návrh návrhu webového návrhu".
V prvním odstavci vysvětlete účel poradenské poznámky. Poznámky jsou obecně stručné a do té míry. Nechte konzultanti vědět, jaký typ projektu potřebujete, a že hledáte návrhy kvalifikovaných odborníků.
Diskutujte o podrobnostech svého projektu v následujících odstavcích. Tyto podrobnosti mohou zahrnovat jakýkoli rozpočet nebo termín, který máte, k jakému datu chcete podat návrhy, co byste chtěli zahrnout do návrhů a postup, který použijete k výběru konzultanta.
Seznamte své kontaktní informace na začátku závěrečného odstavce. Nechte konzultanty vědět, jaký je nejlepší způsob, jak se s vámi kontaktovat, a jak dáváte přednost informacím, které požadujete, například prostřednictvím pošty nebo e-mailem. Připomeňte konzultantům termín pro odpověď. Nezapomeňte poděkovat konzultantům za jejich čas.
