Každé podnikání, dříve nebo později, i přes své nejlepší úsilí, je nedostatečné. Možná nedokážete dodat něco, co bylo slíbeno nebo včas. Vaše služby nemusí odpovídat očekáváním zákazníka. Někteří zákazníci mohou tento problém ignorovat. jiní vám mohou napsat dopis, aby požádali o vrácení peněz. Vždy reagujte na zákazníka, který vám věnuje čas, i když se rozhodnete nevyplácet. Vaše odpověď musí být taktná, abyste dostali zprávu, aniž by odcizili zákazníka.
Rozhodněte, zda opravdu chcete odmítnout žádost zákazníka o vrácení peněz. Vyhodnoťte její žádost pečlivě a zjistěte, zda je rozumná. Zvažte možnost ztráty tohoto zákazníka a dopad ztráty podnikání na příjmy vaší společnosti. Náhrada může být přiměřená cena pro udržení zákazníka; možná budete muset vynaložit značné peníze na reklamu, aby ji nahradil. Zvažte možnost nabídnout v budoucnu nějakou koncesi, možná zlevněnou službu, jako kompromis.
Uveďte důvody pro své akce. To může být ve vaší mysli nebo na poznámkovém bloku. Podrobte si důvody před začátkem psaní, organizujte své myšlenky a ujistěte se, že vám nenecháte ujít žádné klíčové body. Odmítáte vrácení peněz, protože nemáte pocit, že zákazník je na ni oprávněn, ale měli byste si také všimnout dalších skutečností. Příklady jsou, že služby byly poskytnuty včas, nebo že jste udělali všechno, co jste řekl, že byste. Situace může být také jednou z výčitek kupujícího a ne kvůli problému s vaším produktem nebo službou.
Napište hrubý návrh dopisu. Buďte taktní, ale přímo uveďte důvody popření. Pokud se domníváte, že kupující prožívá výčitky výtržnosti kupujícího, neuvádějte to ve svém dopise; jednoduše upřesněte, že produkt nebo služba byla doručena podle dohodnutých podmínek a ve stavu nebo kvalitě, která byla slíbena. Nabídněte jakoukoli úlevu, která je vhodná jako gesto dobré vůle, a ujasněte si, že to není proto, že je někdo vinen. Děkujeme zákazníkovi za její minulé podnikání a řekněte, že doufáte, že jí budete moci sloužit i v budoucnu. Uveďte, že jste k dispozici, pokud má otázky nebo připomínky.
Upravte písmeno pro přehlednost. Počkejte na chvíli, než budete pokračovat v procesu. často dopis nebo jiný dokument vypadá značně odlišně od vás, když o tom chvíli přemýšlíte. Nezapomeňte, že vše, co píšete a pošlete zákazníkovi, je potenciální trvalý záznam. Zkontrolujte váš tón pečlivě a dbávejte na svárlivost nebo sarkastická slova ve vašem psaní, která by mohla být urážlivá a zničit jakoukoli šanci na budoucí podnikání s tímto zákazníkem nebo lidmi, s nimiž sdílí dopis.
Pošlete dopis zákazníkovi. Pošlete je pravidelné prvotřídní pošty s podpisem a kontaktními informacemi. Uchovávejte kopii dopisu pro vaše záznamy a podávejte kopii v libovolných souborech zákazníků, které držíte pod jejím jménem.
Tipy
-
Požádejte obchodního společníka, aby přezkoumal dopis o přesnosti, jasnosti a tónu. Různí lidé mohou interpretovat stejnou formulaci jinak.
Ujistěte se, že před odesláním dopisu zkontrolujte pravopisné a gramatické problémy.
Varování
Pokud odmítnutí vrácení peněz znamená značnou částku peněz, nechte právníka nebo váš interní právnický tým prověřit dopis o možných závazcích a zjistit, jaké jsou vaše závazky v této věci.
