Podle dokumentu US Agency for Environmental Protection (EPA) "Pokyny pro přípravu standardních operačních postupů (SOP)" "Rozvoj a používání SOP jsou nedílnou součástí úspěšného systému jakosti, neboť poskytují jednotlivcům informace k výkonu práce řádně a usnadňuje konzistenci kvality a integrity výrobku nebo konečného výsledku. " Správná příprava SOP je tedy klíčem k položení základů pro dosažení konzistentních procesů. Podle několika obecných kroků můžete připravit SOP pro použití ve vaší organizaci.
Určete, jaké postupy nebo procesy ve vaší organizaci vyžadují dokumentaci, aby bylo možno provádět konzistentně a které osoby mají nejvyšší způsobilost k tomu, aby vytvořily přidružené SOP. Týmový přístup může být použit k identifikaci potřeby SOP a psaní SOP.
Určete systém číslování, který zajistí odpovídající kontrolu dokumentů vašich SOP. Systém číslování by měl být dostatečně flexibilní, aby umožnil libovolný počet SOP a libovolný počet revizí pro jednotlivé SOP. Nechte si sám nebo přidělená kontrola dokumentů udržovat hlavní seznam tak, aby nebyly použity žádné duplicitní čísla.
Vypracujte šablonu SOP, kterou budou používat všechny organizační SOPs pomocí softwaru pro zpracování textu. Pro administrativní nebo programové postupy by šablona měla obsahovat minimálně titulní stránku, postupy (včetně účelu, rozsahu, souhrnu, definic, personálních kvalifikací, samotného postupu, kontrolních seznamů a správy záznamů), kontroly kvality a odkazů. Pro technické nebo laboratorní postupy by šablona měla obsahovat minimálně všechny oddíly výše uvedených administrativních SOP kromě bezpečnostních informací, upozornění, interferencí, vybavení a zásob v části o postupech.
Napište standardní operační postup, jak psát standardní provozní postupy pro vaši organizaci, zkrátka známý jako "SOP na SOPs". Použijte rozvinutou šablonu a nastavte své očekávání, jak by měly být připraveny všechny SOP, například kdo identifikuje potřebu, kdo přidělí číslo, jaký formát a jaké očekávání očekává, co by mělo být zahrnuto do každé sekce.
Připravte si zbývající část vašich SOP na základě metody uvedené v SOP pro SOP, abyste provedli jakékoli menší revize, aby zlepšili proces přípravy z hlediska času a kvality výsledných dokumentů.
Tipy
-
Podívejte se na tolik příkladů SOP, které můžete před přípravou vaší.
Varování
Ujistěte se, že šablona SOP je před vydáním dokončena. Jakékoli změny znamenají, že musíte revidovat každý SOP napsaný pomocí této šablony.
