Moderní kancelářská technika činí předpoklad samotné kanceláře méně relevantní, protože pokrytí přístupu k internetu a výkon se zlepšuje. Moderní kancelářské prostředí je více o tom, co můžete dělat na rozdíl od místa, kde to děláte. Nová technologie mění rozsah toho, co se považuje za kancelář. Kanceláře nevyhnutelně používají novější technologie, které mají více práce s méně lidmi a existuje tlak na udržení moderního, profesionálního obrazu tím, že zůstane na vrcholu nejnovějších technologických trendů.
Úspora času díky efektivitě a automatizaci
S využitím moderních kancelářských technologií tráví pracovníci méně času na rutinní úkoly, což jim umožňuje další projekty. Pracovníci v počítačových dovednostech zkoumají postupy automatizace počítačů, což snižuje čas strávený na častých opakovaných úkolech. Například zaměstnanci ušetří čas formátování dokumentů pomocí šablon. Někdo může exponenciálně zlepšit efektivitu sdílením šablony s ostatními pracovníky prostřednictvím vzdáleného přístupu na server, ukládání v cloudu a e-mailu z libovolného místa, kde je mobilní pokrytí. Služby jako Google Drive, iCloud a Microsoft Azure jsou praktická řešení pro organizování a sdílení často používaných šablon, sdílených tabulek a dokumentace související s prací. Organizované sdílení cloud eliminuje potřebu zprostředkovatele sdílení dat.
Poloha je irelevantní; Úspory jsou sdíleny
Pracovní místa zahrnující pracovník, který sedí u počítačového terminálu po celý den, se obvykle nemusí provádět na určitém místě. Nové komunikační technologie nejenže umožňují práci z domova a cesty, ale bez problémů. Pokud děláte svou práci na přenosném počítači, můžete to udělat z kancelářského kabinku nebo z tabulky v hotelovém pokoji. Vzdálená pracovní síla přispívá zaměstnavateli a zaměstnancem. Podle obchodního týdne podniky ušetří více než 8 000 dolarů ročně pro každého pracovníka, který pracuje na dálku. Možnosti telecommutingu rozšiřují nabídku kandidátů na podnikání, protože umístění není velký problém. Zaměstnanci na dálku mohou výrazně ušetřit na přepravních nákladech, ušetřit čas každý den tím, že dojíždí do zaměstnání a mají snazší čas žonglování rodinného života.
Možnosti komunikace stále rostou
Zatmění, videohovory v konferenčním sále jsou minulostí: širokopásmové připojení a připojení k mobilnímu internetu jsou dostatečně rychlé, aby zvládly simultánní video toky bez toho, aby lidé přitahovali k fyzickým místům. Videokonferenční služby jako Skype fungují skvěle pro pořádání schůzek bez účastníků ve stejné budově. Sociální média jsou alternativní cestou pro komunikaci se zákazníky: silná přítomnost sociálních médií může vést k dlouhé cestě k posílení spodního řádku. Navíc technologie jako VoIP snižují náklady tím, že se zbaví potřeby pevných linek. Přiblížení staré technologie příliš dlouho může způsobit problémy. Například služba GrubHub při objednávání jídel narazila na zásahy se svými restauracemi, které stále dostávaly objednávky na faxových přístrojích.
Praktická redundance dat
Oheň úřadů, zemětřesení a selhání pevného disku mohou způsobit zmatek v kancelářích. Redundance dat přes cloudové služby a vzdálené úložiště může podnikům ušetřit hodně bolesti a peněz. Ukládání dat na vzdálený server také činí pracovníky praktické sdílet obrovské množství informací bez ohledu na umístění. Například lékaři mohou využít rozsáhlé databáze pacientovy historie ke studiu onemocnění a vyvinutí nových léčebných postupů. Databáze cloudových a serverových serverů mohou také ušetřit podnikatelské peníze konsolidací produktů a služeb.
