Manuální účtování zahrnuje použití knih a časopisů pro záznam finančních transakcí. Tyto nástroje pocházejí z minulé doby. Účetní - často nosí zelené hledí a černé pásky - by používaly ruční účetnictví, aby pomohly udržet finanční skóre pro své společnosti. Dnešní podniky mohou stále používat ruční účetnictví pro některé procesy. Nevýhody však mohou oslabit ruční účetní činnosti.
Časově náročné
Účetní procesy, které používají papírový časopis a knihy nebo podobné nástroje, vyžadují spoustu času k dokončení úkolů. Účastníci budou muset v systému najít záznamy a záznamy před nahráním záznamů. Kontrola zůstatků účtů a kontrola informací je také obtížné. Účetní mohou také potřebovat zbavit více dokumentů k vyhledání informací požadovaných vedoucími pracovníky. Kopírování těchto informací může být také obtížné.
Chyby chybí
Chyby mohou být časté v ručních účetních procesech. Obvyklé chyby zadávají informace do nesprávných účtů, převádějí čísla nebo zaznamenávají informace zpět. Zatímco tyto chyby jsou také v moderních účetních systémech, ruční systémy nemají vnitřní kontroly a bilance. Účetníci, kteří zkoumají chyby, často stráví několik hodin k nalezení a opravě záznamů. Více účetních, kteří pracují v několika knihách o ručním účetnictví, může tyto problémy zhoršit.
Nedostatek zabezpečení
Nedostatek bezpečnosti je další běžná nevýhoda ručního účetnictví. Firmy nemusí být schopny zabránit zaměstnancům v revizi citlivých údajů v knihách a časopisech. Soubory kopírované a uložené v počítači mohou být také méně bezpečné. To může zaměstnancům umožnit zneužívání finančních informací prostřednictvím podvodu nebo zpronevěry. Nespokojní zaměstnanci mohou také nenapravitelně poškodit informace a zničit důležité finanční záznamy.
Několik kopií k dispozici
Velké organizace často vyhledávají ruční účetnictví obtížně kvůli nedostatku více knih a časopisů. Většina firem bude mít jeden časopis pro splatné účty, pohledávky, mzdy, dlouhodobé majetek a tak dále. To znamená, že v každém časopise může pracovat pouze jeden účetní. Oddělení těchto knih do sádrokartonů může mít za následek menší bezpečnost a možnost duplikování informací v účetním systému.
