Úprava položek je často nutná na konci účetního období, aby se upravily zůstatky na účtech hlavní knihy společnosti. Tyto položky, které se nazývají "AJE" (upravující deník), jsou poprvé zaznamenávány do opravného deníku a účetní výkazy, jako jsou odpisy, odpisy, zásoby, závazky, zůstatky úvěrů a časové rozlišení, jsou aktualizovány tak, aby finanční výkazy přesně odrážely finanční situaci společnosti. AJE lze také použít k opravě chyb při odesílání původních transakcí. Každá AJE zahrnuje nejméně jeden debetní záznam a alespoň jeden zápočet spolu s písemným vysvětlením účelu AJE.
Zaznamenávejte odpisové náklady a náklady na amortizaci za období. Rozpisy odpisů sledují použitou část doby použitelnosti dlouhodobého majetku, jako jsou pozemky, budovy a zařízení. Amortizační plány sledují použitelnou dobu použitelnosti nehmotných aktiv, jako jsou startovací náklady, patenty, úvěrové body a autorská práva. Proveďte tyto AJEs zaúčtováním debetu na účty odpisů nebo nákladů na amortizaci a úvěr na účet akumulovaného odpisu nebo na účet kumulované amortizace. Napište vysvětlení pod každou z těchto transakcí v úpravním deníku, např. "Zaznamenávat odpisy (nebo amortizace) výdajů za rok končící 12/31 / 20XX."
Upravte inventární účty tím, že připočtete částku použitou při výrobě během období k inventářnímu účtu a zaúčtujete stejnou částku na účet prodaného zboží. Napište vysvětlení pod položkou do upravovacího deníku, například "Zaznamenat inventář použitý pro rok končící 12/31 / 20XX." V případě, že každá položka je sledována samostatně, může existovat mnoho inventarizačních účtů, což vyžaduje zápis do každého účtu inventáře. Jen se ujistěte, že celkové kredity na těchto účtech se rovnají celkovým inkasům na cenu prodaného zboží.
Přizpůsobte zůstatky úvěrů aktuálním způsobem tím, že AJEs budou platit krátkodobé a dlouhodobé úvěry a pohledávky pohledávky. Krátkodobé úvěrové zůstatky jsou částky splatné nebo pohledávky do jednoho roku. Dlouhodobé zůstatky jsou částky splatné nebo pohledávky za období delší než jeden rok. Tyto zůstatky jsou obvykle upraveny na konci roku, takže částky splatné během následujícího roku jsou odděleny od zbývajících půjček. Debitovat částky dlouhodobého úvěru na částky rovnající se příštím fiskálnímu roku a tyto částky připočítat k krátkodobým úvěrovým účtům. Napište vysvětlení jako: "Upravit krátkodobé / dlouhodobé zůstatky úvěrů (splatné nebo pohledávkové) za rok končící dnem 12/31 / 20XX."
Nahraďte dlužné částky a pohledávky na konci období, které bude zaplaceno nebo obdrženo v příštím období tím, že je zaznamenáte s upravenými deníky. Například pokud zaměstnanci během jednoho období vydělali mzdy, ale nebudou placeni až do následujícího období, zaznamenávají závazky ze mzdových výdajů připsáním splatných mezd a odečtením mzdových nákladů. Tržby uskutečněné během běžného období, které budou zákazníci platit v příštím období, vyžadují debetní pohled na pohledávky a úvěr na prodej. Výdaje, které vzniknou během běžného období, které společnost zaplatí v příštím období, vyžadují úhradu výdajů na čas příštích období a debet na příslušný nákladový účet. Napište vysvětlení jako: "Získat mzdy získané v 12/31 / 20XX, splatné k 1/31 / 20XX."
Opravte chyby při odesílání s AJE, abyste zajistili průhlednost v účetnictví za dané období. Je možné, že se některý účetní software jednoduše vrátí zpět k původnímu záznamu a chybu opraví tam, ale pomocí AJE pro tyto opravy se potvrzuje, že byla provedena poctivá chyba, rozpoznána a opravena. Změna původních záznamů po jejich vytvoření může vyvolat podezření, že se někdo snaží pokrýt chyby nebo dokonce i nezákonné aktivity.
Tipy
-
Proveďte úpravu zápisů na konci účetního období. Mohou to být měsíční nebo čtvrtletní finanční výkazy (mezitímní účetní závěrky) nebo roční účetní závěrky. Vysvětlivky k mezitímní účetní závěrce zahrnují období, za které jsou provedeny úpravy, například "… pro měsíc končící 31. lednem 20XX" nebo "… pro čtvrtletí končící 31. březnem 20XX." Vysvětlení by mělo být dostatečně jasné, takže nemusíte mít potíže se vzpomínkami, proč byly položky provedeny při pozdějším pohledu na ně.
Varování
Jelikož se tyto úpravy upravují do upravovacího žurnálu, nezapomeňte je také odeslat do příslušných účtů hlavní knihy. Většina účetních softwarů, jako jsou QuickBooks, provádí tyto příspěvky do hlavní knihy automaticky, když je zadáte do upravovacího deníku.
