Zaměření na otázky nespokojenosti se zákazníky je jedním z nejdůležitějších věcí, které mohou podniky podniknout, pokud řeší stížnosti zákazníků. Program stížností zákazníků umožňuje sledování, organizaci a eventuální řešení problémů s poskytováním služeb nebo společností. Pravidelné sledování programu stížností zákazníků je zásadní pro rozvoj úspěšných dlouhodobých vztahů se zákazníky.
Vytvořte elektronickou tabulku nebo jiný dokument, v němž lze zaznamenávat data z programů pro stížnosti zákazníků. Název tohoto souboru počítače "Reklamy zákazníků" nebo podobný název a uložte jej na bezpečné místo v počítači. Příkladem softwaru tabulkového procesoru, který lze použít, je Microsoft Excel, který umožňuje filtrování a třídění zadaných dat.
Mějte přehled o důležitých problémech týkajících se vašeho programu pro stížnosti zákazníků shromažďováním dat z programu a zadáním do tabulky. Příklady problémů, které je třeba pravidelně aktualizovat a sledovat, zahrnují příčiny stížností zákazníků, které zákazníci podávají nejvíce stížností, jak často jsou podávány, jak rychle a jak jsou problémy vyřešeny.
Třídte data programu pro stížnosti zákazníků v tabulce tak, aby byla přehledná a organizovaná. Kategorizujte různé typy stížností, abyste zjistili, které problémy je třeba řešit nejvíce. Řadit dolarovou hodnotu všech peněžních transakcí, které vedly ke stížnosti zákazníka.
Vypracujte zásady, které řeší nevyřešené stížnosti zákazníků a rozhodněte se, jaké techniky uchování zákazníků budete používat. Nabídka speciálních zákaznických slev, bezplatných položek nebo jiných jednorázových nabídek pro ukládání zákaznických vztahů jsou všechny příklady způsobů, jak lze vyřešit nevyřešené stížnosti.
Vyhledávejte zpětnou vazbu od zákazníků od programů zákazníků od spokojených i nespokojených zákazníků. Toto by mělo být provedeno členem vedení, neboť často se jedná o nevyřešené problémy. Získání zpětné vazby od zákazníků o vašem programu je však dobrým krokem k vylepšení vašeho programu pro stížnosti zákazníků.
Integrace softwarového programu pro stížnosti zákazníků, který vám umožní sledovat a organizovat a řešit stížnosti. Tyto nástroje umožňují poskytnout zástupcům společnosti nástroje, které potřebují k řešení problémů se stížnostmi. Příklady zahrnují řízení stížností zákazníků společnosti Everest od společnosti Lynk Software a softwaru Master Complaints Client.
