Většina prací ve firmách se skládá z mnoha projektů. Tyto projekty provozují rozsah a mohou zahrnovat výstavbu, marketingový výzkum, internetový marketing, nové zavedení produktu a projekty na získávání firem. Ať už je tomu cokoli, musí někdo předat projekt a vypracovat kontrolní seznam pro dokončení práce. Následně je třeba analyzovat a přidělit odpovědnosti. Musíte mít dostatek času na dokončení projektu včas. Existuje tedy několik klíčových věcí, které je třeba vzít v úvahu při zahájení nového projektu.
Seznam úkolů
První úvaha při zahájení projektu je vypsání konkrétních úkolů. Vedoucí projektu, který může být ředitelem nebo manažerem, obvykle dohlíží na projekt. Při tom musí vypsat všechny potřebné úkoly nebo funkce, aby přinesl realizaci projektu. Například stavební projekt vyžaduje výběr konkrétní lokality, financování, povolení a nákup surovin, jako je dřevo a beton. K dokončení stavby budovy nebo konstrukce musí být zahrnuty další úkoly. Při spuštění projektu proveďte kompletní seznam všech úloh. Seznamte se s ostatními manažery, abyste zajistili, že váš seznam je přesný a všeobjímající. Další správce oddělení může znát další úkoly potřebné pro daný projekt.
Rozpočet
Budete obvykle mít rozpočet na váš projekt. Jako vedoucí projektu je vaší zodpovědností zajistit, aby projekt byl dokončen v rozpočtu nebo v rozpočtu. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je, aby všichni zúčastnění měli náklady na své úkoly. Někteří jednotlivci budou mít více zkušeností s odhadem nákladů na materiál než vedoucí projektu, zejména pokud na projektu budou pracovat četní odborníci. Kdykoli je to možné, přidávejte 10 procent až 15 procent navíc k nákladům projektu jako vyrovnávací paměť, podle společnosti Social Signal, konzultantů pro odvětví sociálních médií. Budete moci přidávat pouze 10 perfektních až 15 procent vyrovnávací paměti při předběžném zápisu svého podnikatelského plánu - pokud o projektu znáte předem.
Zdroje
Další důležitou součástí kontrolního seznamu spuštění projektu je určení zdroje, který budete potřebovat. Zdroje zahrnují dodavatele, agentury a další externí prodejce, kteří vám pomohou v projektu. Například dodavatelé jsou potřeba pro stavební projekty. Možná budete potřebovat marketingovou výzkumnou agenturu k provedení telefonních průzkumů pro váš projekt. Zdroje mohou také obsahovat referenční materiály nebo zprávy; nebo speciální software, který budete potřebovat k dokončení projektu.
Přiřazení úkolů a splatné termíny
Osobám pracujícím na vašem projektu je třeba přiřadit určité úkoly. Delegování úkolů vám pomáhá lépe provádět rychleji. Přiřaďte úkoly lidem, kteří se specializují na konkrétní oblasti související s úkoly. Například finanční manažeři mohou pracovat na projektování prodeje a zisku pro nový projekt úvodního produktu. Marketingoví manažeři mohou pracovat na úkolech souvisejících s koncepty produktů nebo nápady, cenami, reklamou a distribucí. Dále musí být stanoveny termíny splatnosti pro všechny projekty. Nejlepší způsob, jak přiřadit úkoly projektu a data splatnosti, je přes schůzky. Následně uveďte seznam všech projektových úkolů a osoby odpovědné za jejich dokončení. Rozšiřte seznam všech účastníků projektu. Setkávejte se pravidelně, abyste zajistili, že úkoly budou probíhat včas.
Pohotovostní plány
Do kontrolního seznamu projektu vždy vložte kontingence. Někdy může být obtížné dokončit úkoly včas. Například prodejce tisku může být v pozdější době tisknout prodejní vizuální pomůcky včas. Některé suroviny mohou být nemožné. Proto je třeba uvažovat o zálohových plánech, které mají splnit vaše lhůty. Můžete například nahradit jinou surovinu pro stavební projekt; nebo poskytnout návrh vizuálních pomůcek na prodej, pokud nejsou dokončeny. Následně informujte manažery nebo svého šéfa, jakmile budou dokončeny konečné kopie vizuálních pomůcek.
