Definice obchodní schůzky

Bez ohledu na odvětví, ve kterém se nacházíte, nebo na jakou práci děláte, je nevyhnutelné, že v určitém okamžiku budete potřebovat účastnit se obchodní schůzky. Některá pracoviště, zvláště v kancelářích, mají několik setkání denně, zatímco jiní mohou mít jen jednou za pár týdnů. Bez ohledu na to je důležité si uvědomit, jaké typy témat jsou diskutovány na schůzkách na vašem pracovišti, jak by mělo být vedeno efektivní setkání a jaká pravidla etikety je třeba dodržovat během setkání. Pokud máte na starosti schůzku, možná budete muset přijít s ledoboretem pro účastníky nebo si během schůzky učinit poznámky nebo minuty.

Co je obchodní schůzka?

V podstatě je obchodní schůzka shromážděním dvou nebo více lidí, aby diskutovali o nápadech, cílech a cílech, která se týkají pracoviště. Obchodní jednání lze provést osobně v kanceláři nebo na jiném místě, nebo dokonce po telefonu a videokonferencí. Setkání se konají se zaměstnanci, manažery, vedoucími pracovníky, klienty, vyhlídky, dodavateli a partnery a všichni ostatní, kteří mají vztah k organizaci. Ve většině případů se schůzka musí uskutečnit, když se jedná o problém, který nelze správně sdělit telefonicky nebo e-mailem, a vyžaduje osobní kontakt s jedním nebo více lidmi.

Účelem obchodní schůzky je často přijímat důležitá rozhodnutí týkající se organizace. Ať rozhoduje o problematice resortu, například o tom, jak zvýšit marketingový rozpočet, nebo o větším organizačním záležitostem, jako například, kolik lidí by mělo propustit v době přechodu, schůzka pomáhá jasně předávat myšlenky. Při osobním rozhovoru s důležitými zainteresovanými subjekty je snadnější projít důležitými informacemi účinně, aby bylo dosaženo příslušného rozhodnutí.

Dalším společným cílem pro setkání je vydávání důležitých oznámení. Mohou to být například organizační změny, operační plány nebo změna směru společnosti. Často se konají schůzky, kdy se vedoucí pracovníci připojují nebo opouštějí tým, nebo když společnost slaví významný mezník nebo úspěch. Tato jednání mohou přispět ke zvýšení angažovanosti zaměstnanců a organizační harmonie.

Obchodní jednání také pomáhají vyřešit konflikty a řešit složité problémy. Konflikt může být běžným výskytem na pracovišti a mnoho osobností pracuje společně v týmu. Zatímco nějaký konflikt je zdravý a může podpořit růst, může být také nežádoucí a vyžaduje rychlé řešení. Uspořádání setkání může pomoci nesouhlasným stranám dosáhnout porozumění. Větší problémy, které zahrnují více zainteresovaných stran, mají větší šanci, že budou vyřešeni na obchodní schůzce, když jsou důležití lidé na jednom místě a pracují na tomtéž cíli.

Přezkoumání pokroku společnosti nebo projektu je také společným cílem obchodních jednání. Organizace zde sleduje, jak tým dělá na konkrétním projektu nebo jak společnost rodí jako celek proti plánovaným cílům výnosů. Organizacemi, které provádějí často časté schůzky při příjezdu, zajišťují, aby všechny příslušné strany věděly o stavu důležitých produktů.

Jak provést efektivní obchodní schůzky

Zatímco obchodní schůzky pomáhají organizacím přijímat rozhodnutí a řešit složité problémy, mohou být někdy neúčinné využití času, pokud nebudou fungovat správně. Když lidé přicházejí na schůzky nepřipravené, nevěnujte pozornost a neprovádějte kroky na akci, lze to považovat za ztrátu času. Aby bylo zajištěno efektivní využití času, musí být organizátor i účastníci obchodních jednání aktivně zapojeni. Pokud pořádáte schůzku, připravte schůzku, která přesně popisuje, co bude pokryto. Pokud existují položky, které by se měli účastníci připravit, určitě jim poskytněte dostatek času. Některé schůzky se konají pravidelně, například týdenní týmové dotykové body. Pro tyto druhy schůzek vytvořte šablonu agendy a každý týden vyplňte jedinečné položky.

Seznamte se pozorně se seznamem účastníků a zvete na setkání pouze klíčové zúčastněné strany. Pokud se někdo, kdo se na schůzce musí setkat, nemůže navštěvovat, možná budete muset změnit jejich schůzku. V opačném případě může být schůzka s chybějícím účastníkem, která je požadována pro rozhodování, neúčinná.

Čas je cenný a je důležité si uvědomit, že lidé, kteří se na vašem schůzce účastní, si vybírají čas, aby tak učinili. V důsledku toho je důležité zajistit, aby schůzka začala a končí včas. Při přípravě agendy rozhodněte, kolik času budete muset utratit za každou položku a spustit schůzku podle hodin. Pokud máte pocit, že schůzka je mimo trať, podmante si ji a požádejte lidi, aby se drželi témat programu. Pokud dojde k dalším důležitým otázkám, předložit je k další diskusi v jiném bodě.

Abyste zajistili, že na vašem schůzce nebyly vynechány žádné důležité věci, ujistěte si poznámky, také nazývané zápisy. Během schůzky je můžete buď napsat nebo napsat, nebo přiřadit někoho jiného na schůzku, abyste si pro vás mohli vzít poznámky. Tímto způsobem se budete moci soustředit na diskusi. Po setkání nezapomeňte přezkoumat poznámky, přidat chybějící položky a poslat je důležitým zúčastněným stranám. Písemný záznam toho, o čem se diskutovalo na schůzi, může být užitečné, pokud budou v budoucnu vznikají problémy.

Po skončení obchodní schůzky se ujistěte, že jste sledovali všechny body akce, o kterých bylo rozhodnuto. Možná budete muset poslat připomínky vašim kolegům nebo se k nim připojit, abyste se ujistili, že dokončili své úkoly.Pokud se vyskytnou nějaké nevyřešené problémy, které nebyly do termínu dokončeny, možná budete potřebovat další diskusi s touto osobou.

Obchodní jednání Icebreakers

Některé obchodní schůzky, zejména ty, kde se účastníci velmi dobře neznají, vyžadují ledovce. Zábavné otázky nebo krátké aktivity spojené s budováním týmu mohou pomoci zmírnit napětí a dát všem rovné podmínky. Jedním z nejjednodušších způsobů, jak přerušit led na setkání, je položit otázku, která odhalí jedinečnou nebo zajímavou výpravu o každé osobě. Odpovědi na tyto druhy otázek pomáhají lidem vzájemně souviset. Některé příklady zahrnují:

Kdybyste byl zvěř, kdo bys byl a proč?
Kde je nejzajímavější místo, kde jste byli?
Kdybyste se mohli setkat s nějakou historickou osobností, kdo to bude a proč?

Otázky pro ledoborce se nemusí zabývat tématem setkání. Jsou určeny k tomu, aby lidé mluvili a poslouchali jeden druhého. Dalším skvělým setkáním ledoborce se účastní každý účastník, který vypráví dvě pravdy a lži, a ostatní účastníci musí hádat, která položka je lžou. Je to skvělý způsob, jak poznat lidi na setkání. Icebreakers mohou také pocházet z podoby skupinových aktivit. Například požádejte lidi, kteří se na schůzi objeví, aby se na schůzce objevili někdo, kdo má s sebou něco společného, jako je domácí zvíře nebo značka automobilu. To nutí lidi opustit své místo a mluvit s ostatními, s nimiž obvykle nemluví.

Některé aktivity ledovce zahrnují trochu přípravu na pořadatele schůzky. Jedna aktivita zahrnuje psaní jména osobností na malé kousky papíru a přilepení jména na zadní stranu každého účastníka. V této hře se každý účastník musí zeptat, zda ano nebo ne, o osobě, jejíž jméno je na zádech, a snaží se odhadnout, kdo to je.

Obchodní schůzky

Zatímco kultura vaší organizace bude informovat o tom, jak byste se měli chovat na obchodních schůzkách, existují některé aspekty dodržování etikety, které jsou univerzální. Jeden z nejlepších způsobů, jak se zúčastnit schůzky, je připravit se. To znamená, že vědět, co je v pořadu jednání a že jste provedli přípravu či výzkum, aby jste spolu s položkami, za které jste zodpovědní. Například pokud položka programu zahrnuje diskusi o marketingovém plánu, na kterém pracujete, je důležité jít na schůzku s poznámkami plánu v ruce a připraveni je detailně projednat. Stejně důležité je, abyste přišli načas.

Zaměření na schůzku namísto vašeho smartphonu nebo notebooku je dalším způsobem, jak prokázat svou profesionalitu, a proto vypněte telefon a zavřete notebook během schůzky. Pokud potřebujete pro schůzku přístup k libovolným souborům ve vašem notebooku, nezapomeňte vypnout svůj e-mail, abyste se nedotkli příchozích zpráv. Nezapomeňte, že schůzka vyžaduje vaši pozornost a rozdělení mezi telefonem nebo notebookem nebude mít za následek účinnou diskusi.

Být dobrým posluchačem a aktivním účastníkem jsou ústřední aspekty účasti na obchodní schůzce. Ujistěte se, že budete postupovat spolu s tím, co lidé říkají, klást otázky, když si nejste jisti a poskytnete odpovědi nebo nahlédnutí na položky, za které jste zodpovědní. Váš jazyk těla je také součástí aktivního účastníka; to znamená sedět vysoko namísto sloupku v křesle a oční kontakt s lidmi, se kterými mluvíte.

V závislosti na typu schůzky, kterou navštěvujete, můžete poslat poděkování podezřelému organizátorovi schůzky nebo osobám, s nimiž jste se setkali. To může být vhodné, pokud se setkáváte s důležitým klientem nebo vyhlídkou. Můžete jim poděkovat za jejich čas a zopakovat některé důležité věci, které jste diskutovali na schůzce, abyste ukázali své nadšení.

Šablona zápisu z obchodních jednání

Když jste pověřeni nahráváním zápisů ze schůzky, může to vypadat jako stresující práce. Několik tipů vám může pomoci při zaznamenávání všech důležitých bodů na schůzce, aniž byste o tom nic neztratili. Je důležité pochopit účel minut. Poznámky přijaté během schůzky mají být písemným záznamem o tom, co se tam odehrálo. Tyto poznámky mohou být užitečné pro účastníky, kteří si pamatují, co bylo řečeno, nebo mohou poskytnout zhroucení schůzky pro ty, kteří se nemohli zúčastnit. V důsledku toho je důležité odstranit všechny klíčové body diskutované během schůzky, včetně rozhodnutí, úkolů nebo dalších plánovaných kroků a dosažených usnesení.

Než se zúčastníte schůzky, napište jednoduchou šablonu, kterou můžete vyplnit při psaní poznámek. Získejte kopii agendy pro schůzku a použijte ji jako průvodce. V horní části agendy přidejte místo pro zaznamenání jmen všech účastníků schůzky. Pokud chybí klíčové zainteresované strany, budete si chtít vzít na vědomí, že i v případě, že je budete muset s nimi později sledovat. V závislosti na typu schůzky a tématech, které se mají diskutovat, existuje několik položek, které můžete přidat do šablony minut:

Datum a čas konání schůze.
Datum a čas příští schůzky, pokud je plánován.
Názvy účastníků a jména všech klíčových nezúčastněných stran.
Rozhodnutí, která byla učiněna, nebo možnosti, které byly pro každou položku programu projednány.
Další kroky pro každou položku agendy.
Body jednání, které nebyly projednány na schůzi, ale budou přeneseny na příští schůzi.
Jakékoliv nové podnikání, které nebylo uvedeno v původní agendě.
Úkoly nebo položky akcí a jednotlivci, kterým byli přiděleni, včetně termínů, pokud jsou specifikovány.