Jeden často přehlížený, ale cenný aspekt podniku je pozdrav hlasové pošty. Paměťové a profesionální nahrávky mají pozitivní dopad. Udělejte pozdrav, aby se vešel do společnosti, zatímco ještě přidává styl s nějakou osobností hodil do mixu. Nejlepší odchozí nahrávky mají správné množství chuti, aniž by ztratily profesionální dotek.
Základní složky
Podniková hlasová pošta by měla obsahovat několik složek, které informují. Zahrnout jméno osoby, jejíž rozšíření bylo vytočeno, jméno společnosti a oddělení. Pozvat volajícího, aby zanechal zprávu; často volající si neuvědomuje, že dosáhla hlasové pošty. Informujte klienty, kdy mohou očekávat zpětné volání, a nabídněte alternativní kontakt, pokud je to možné. Přidejte webovou stránku společnosti nebo e-mail. Zanechte jen jeden další kontakt pro stručnost, upozorňuje Christopher Null, psaní v PC World. Postavte pozdrav krátký a bod.
No-Nos
Nepoužívejte mobilní telefon k záznamu pozdravu. Pro ukládání pozdravů se upřednostňuje pozemská linka. Kvalita zvuku prostě není na mobilním telefonu tak dobrá ve srovnání s pevnou linkou. Profesionální pozdravy by neměly znít poškozené nebo prasklé. Vyhněte se standardním pozdravům. Zní to automaticky, neosobní a chladné. Zajistěte, aby nebyly zaznamenány žádné zvuky pozadí. Špatně zaznamenané pozdravy telefonů mohou zákazníkům odvrátit a odcestovat. Vyhněte se "um" a "uhs." Připravte si skript před nahráváním tak, aby to plynulo.
Obecné pozdrav
Obecné pozdravy se denně používají pro každodenní zmeškané hovory, zatímco telefon je bez dozoru. Tento pozdrav se obecně hraje pro lidi, kteří volají zvenčí společnosti.
"Dostali jste se (společnost), kde (slogan). Toto je (název), váš průvodce pro (oddělení). Naneštěstí se nemohu dostat k telefonu právě teď, ale nechte mi zprávu s vaším jménem a telefonním číslem. A co nejdříve vám zavolám. Nebo se můžete zdarma zaslat na (e-mailovou adresu)."
Out-of-Office pozdrav
Zprávy mimo kancelář se používají, když někdo odešel z kanceláře na předem stanovenou dobu. Většina služeb hlasové pošty umožňuje pozvánku hrát po určitou dobu, takže si nikdo nesmí zapamatovat, že má pozdrav mimo kancelář.
"Ahoj, toto je (název) v (oddělení). Jsem mimo kancelář do (datum). Budu kontrolovat své hlasové pošty po celý den, takže prosím, nechte mi zprávu a já se vrátím vaše volání co nejdříve. Pokud potřebujete další pomoc, můžete kontaktovat (alternativní kontaktní osobu) na (telefonní číslo) nebo můžete navštívit naše webové stránky na (URL)."
