Potřebujete-li shrnout velké množství informací, je to užitečný způsob, jak to udělat. Mnoho lidí tvrdí, že psaní je obtížné a domnívají se, že nemají slovní zásobu. Ale jak psal učitel William Zinsser, psaní je prostě myšlení na papíře. Vše, co musíte udělat, je uspořádat své myšlenky, sledovat styl zvoleného formátu a používat jednoduchý a jasný jazyk.
Psaní zprávy v poznámce
Napište hlavičku. Pro poznámku uveďte v levém horním rohu, který má číst poznámku (například: Komu: všichni zaměstnanci), kdo ji napsal (From: Your Name), kdo ji obdrží (CC: Name of the Recipient) Datum (aktuální datum) a o čem to jde (Předmět: Téma na adresu.)
Je-li to dopis, začněte s datem a pozdravem, například "Pro všechny zaměstnance:".
Zvažte své publikum.Pokud píšete na obecné publikum, použijte jazyk, který všichni pochopí. Noví zaměstnanci ještě nemusejí znát žargon společnosti a zaměstnanci jednoho oddělení nemusí chápat terminologii jiného.
Vytvořte obrys. Uspořádání vašich myšlenek umožňuje jasné psaní. Zvažte, co vaše publikum bude chtít vědět, a co jim chcete říct. Zdůrazněte klíčové závěry zprávy a co to znamená pro lidi, kteří čtou tuto poznámku.
Začněte se silnými zahajovacími prohlášeními. Potvrďte zprávu a její závěry. Například: "V důsledku naší nedávné studie o produktivitě provedeme několik změn v našich politikách pro používání internetu."
Vysvětlit. Zvýrazněte všechna data nebo poznatky, které podporují závěr. "Konzultanti zjistili, že zaměstnanci strávili dvě hodiny denně v průměru kontrolou e-mailu a řízením fantastických sportovních týmů." Také nechte čtenáře vědět, kdy budou změny probíhat.
Řekněte lidem, kde by mohli jít o úplnější informace (pokud je to vhodné). Například: "O tom budeme dále diskutovat na našem týdenním setkání zaměstnanců v pátek" nebo "Celá zpráva je k dispozici všem zaměstnancům ve formátu PDF". Nepodepisujte poznámku; Vaše jméno je nahoře v poznámce. Pokud píšete písmeno, použijte své jméno, celé jméno nebo celé jméno a titul, v závislosti na okolnostech a vašich preferencích.
Přepsat a odstranit nepořádek. Znovu čtěte návrh a odstraňte zbytečná slova. Například "to je názor společnosti, že kancelář Scranton by měla aktivně usilovat o snížení neproduktivních problémů tím, že omezuje nepracovní využití firemních zdrojů", může být přepsána jako "Společnost nás požádala o omezení osobního užívání majetku společnosti. zvýší naši produktivitu."
Kontrola pravopisu a kontrola pravopisu. Musí důvěryhodný kolega zkontrolovat gramatiku a tón; špatně napsaná věta může být interpretována způsobem, jakým jste nikdy neměli v úmyslu. Také spusťte kontrolu pravopisu, ale dávejte pozor na funkce automatického nahrazování slov. Nechcete, aby vaše zpráva říkala "Indonésii", když myslíte "Indiana".
