Každý, kdo pracuje nebo řídí úřad, chápe důležitost udržování inventáře kancelářských potřeb. Nič nepřináší pokrok práce rychleji, než se vyčerpá základy, jako jsou pera, tonerové kazety, papír a obálky. Jakmile máte zásoby po ruce, je důležité sledovat výdaje a využití podle jednoduchých pravidel základního řízení zásob.
Vrátný
Jedním z prvních pravidel dobrého řízení zásob je zajistit, aby měli správce. Zvolte bránu. Úspěšná údržba inventáře znamená vědět, co je v pořádku a jak dlouho tam bylo, zaznamenávat hodnotu inventáře a sledovat, kam jde, když opouští zásobovací prostor. Kancelářské potřeby obsahují mnoho malých položek, které mohou snadno zmizet. Inventář by měl být uchováván v zabezpečené oblasti s přístupem omezeným na několik klíčových zaměstnanců. Uložte protokol o vydaných položkách a položky vyměňte.
FIFO
FIFO je zkratka pro první, nejprve ven. Jedná se o účetní termín pro oznamování hodnoty zásob a zajišťuje, aby byly prvotně nakupované položky použity jako první, takže hodnota zůstává přesná. Je to také chytrý způsob, jak zabránit tomu, aby se zásoby staly starými, zastaralými nebo zastaralými. Nejdříve zakoupené položky by měly být použity jako první. Když je zakoupena náhradní inventář, uložte ji za starší inventář a instruujte zaměstnance, aby převzali zásoby zepředu. Položky s inkoustou mohou vyschnout, papír může být žlutý a součásti zařízení mohou být zastaralé. Použijte metodu FIFO ke snížení odpadů a udržení zásob čerstvého.
Využívejte nákup
Uchovávání inventáře kancelářských potřeb umožňuje podnikům nakupovat větší množství, což znamená snížení slev. Tato úspora se hromadí rychle při nákupu nejoblíbenějších položek hromadně. Pokud je nákup všech potřeb kancelářských potřeb udělen jedinému prodejci, použijte tuto kupní sílu k vyjednávání úspor na menší nákupy. Využijte plně výhod odměn programů nabízených dodavateli. Kancelářská nabídka je konkurenceschopná, a proto použijte proces nabídky, abyste zjistili, která firma má nejlepší program pro vaše potřeby.
Organizace
Klíčem k úspěšnému řízení zásob je organizace zásob. Aby byl systém efektivní, musí mít zaměstnanci přístup k tomu, co potřebují, když to potřebují. Zásoby by měly být odloženy nejpoužívanějšími předměty na úrovni očí a snadno dosažitelné. Skladte méně používané položky na vyšší police, ale ujistěte se, že nejsou zapomenuty. Zveřejněte seznam inventáře toho, co je skladováno a kde se nachází. Udržujte oblast čistou a uspořádanou. Vyměňte položky za dostatečný čas, aby nedošlo k vyčerpání, zvláště kritické položky. Pravidelně odstraňujte zastaralé předměty.
