Autor a redaktor Harvey MacKay kdysi řekl: "Pokud se vám nepodaří naplánovat, pak se chystáte selhat." Nikde to není pravda, než v projektovém řízení. Úspěšný vedoucí projektu musí být schopen žonglovat mnoho kuliček při jednání s různorodým týmem lidí a strategické plánování, hodnocení a měření jsou jádrem toho všeho. Pokud sestavíte pečlivý plán, jasně komunikujete s vaším týmem a změříte pokrok na cestě, cesta k úspěšnému projektu je téměř jistá.
Definujte své cíle. Než začnete vést jakýkoli projekt, musíte s vaším zákazníkem úzce spolupracovat, abyste se ujistili, že jste na stejné stránce, když dojde k očekávanému výsledku a že očekávání zákazníka je přiměřená. Vytvořte dokument definice projektu, který obsahuje přehled horní čáry, uveďte dohodnuté cíle a zahrnuje rozsah projektu, jakékoliv předpoklady a rizika, jak plánujete přiblížit projekt, jaké části vaší organizace budou nakonec pracovat na projektu a odhadované náklady a odhady trvání. Nezačínejte projekt bez tohoto dokumentu podepsaného sponzory nebo zákazníky a všemi klíčovými zainteresovanými stranami.
Plánujte, naplánujte a plánujte ještě víc. Jack Gido a James Clements, autoři projektu "Úspěšné řízení projektů", říkají, že "čas potřebný k vytvoření dobře promyšleného plánu před zahájením projektu je rozhodující pro úspěšné dokončení jakéhokoli projektu." Začněte plánování tím, že projekt rozbije dolů do řady menších kbelíků a identifikuje úkoly uvnitř každého z nich. Zahrnujte jasné milníky v plánování, které vám pomohou posoudit, zda jste na cestě, nebo ne, když projekt postupuje. Zahrnujte náklady, které vám vzniknou při každém kroku a odhadované hodinové hodiny pro každý úkol.
Sestavte tým, který bude pracovat na projektu, založený na potřebných hodinách a dovednostech, které jste zjistili během procesu plánování. Jasně sdělte celkové cíle, cíle, rozsah a rozpočet, jakož i jejich jednotlivé role v projektu. Ujistěte se, že každý člen týmu má rozpočet a prostředky, aby mohl tuto práci vykonat. Použijte grafy RACI podle potřeby, aby bylo jasné, kdo je zodpovědný za každý milník, kdo je zodpovědný nebo kdo je zodpovědný, a koho jsou přispěvatelé a kdo musí být informován o pokroku.
Vytvořte plán pravidelné komunikace s týmem. U dlouhodobých projektů může stačit jedno oficiální setkání na měsíc, které se postupně postupuje každý týden. V posledních týdnech projektu můžete zjistit, že každodenní schůzky jsou nezbytné. Buďte vždy přístupní všem členům týmu, abyste mohli zodpovědět otázky.
Změřte průběh projektu často. Vaším úkolem je dokončit projekt včas, v rámci rozpočtu a očekávání zúčastněných stran. Mnoho projektů však trpí nadměrným rozpočtem a rozsahem. Jason Westland, autor a generální ředitel společnosti pro řízení projektů Method123, říká, že rozpočet projektu by měl být živou součástí projektu, který průběžně provádíte s týmem a klíčovými zainteresovanými stranami po celou dobu trvání projektu. Pokud pravidelně vyhodnocujete průběh a efektivně komunikujete s vaším týmem, měli byste být brzy schopni identifikovat problémy s rozpočtem a rozsahem a provést potřebné opravy.
