Stále více firem je buď outsourcing projektového řízení, nebo najímání profesionálů, aby zvládli tento úkol. Se změnami v oboru může být obtížné nalézt kvalifikované lidi, kteří jsou na vrcholu nejnovějších trendů a strategií. Pouze 2,5% organizací úspěšně dokončilo všechny své projekty. Ustálených 70 procent projektů selhalo. Vzhledem k těmto číslům byste se mohli zajímat, jestli je vhodné či nikoli, že byste si měli najmout projektového manažera. Stejně jako všechno ostatní existují výhody a nevýhody, které je třeba zvážit. Kvalifikovaný projektový manažer může snížit vaše výdaje, zefektivnit řízení pracovních postupů a podpořit růst vašeho podnikání.
Prospekty pro řízení projektů
Ať už provozujete malou firmu nebo založenou organizaci, možná nebudete schopni zvládnout všechny typy projektů od začátku až do konce. Některé projekty jsou extrémně složité a mají krátkou lhůtu nebo vyžadují zvláštní dovednosti, které váš tým nemusí mít. Kvalifikovaný projektový manažer vám může pomoci organizovat a spravovat nejnáročnější úkoly. Zkušený projektový manažer bude také motivovat váš tým, spravovat zdroje, měřit výsledky, poskytovat zpětnou vazbu a najít způsoby, jak zvýšit kvalitu a snížit náklady nebo čas. Mezi další dovednosti řízení projektů patří zdokonalené plánování, reakce na změny, lepší komunikace, řízení kvality a řízení rizik.
Efektivní nastavení cíle
Většina projektů selhává jednoduše proto, že manažerům chybí jasný cíl. V roce 2013 bylo méně než třetina všech projektů doručeno včas av rámci přiděleného rozpočtu. Z tohoto důvodu je zásadní nastavení cílů SMART. SMART cíle jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově omezené. To je zkratka SMART. Cíle SMART zajistí, že vaše projekty budou doručeny včas, aniž by došlo k překročení rozpočtu. Profesionální projektoví manažeři mají odborné znalosti a nástroje potřebné k vytváření prognóz, řízení nákladů projektu a určení rizik v průběhu celého životního cyklu projektu.
Vylepšená komunikace
Řízení projektů umožňuje efektivnější komunikaci mezi vůdci a dalšími zaměstnanci, kteří se na projektu podíleli. Zkušení projektoví manažeři jsou efektivní při správě zúčastněných stran, které jsou rozhodující pro úspěch projektu. Projektoví manažeři udržují soudržnost týmů, usnadňují schůzky, vyžadují odborníky na předměty, brainstormují nápady a monitorují zpětnou vazbu v reálném čase. Komunikace je snadno nejdůležitějším aspektem každého projektu a je nezbytnou dovedností každého profesionálního projektu.
Vyšší spokojenost zákazníků
Projekty mohou poskytovat nové funkce a otvírat nové služby nebo produkty, které zákazníkům potěší, nebo projekty mohou přispět ke snížení nákladů pro zákazníky. Vzhledem k tomu, že metodologie řízení projektů dává přednost faktorům kvality, jako jsou funkce, které zákazníci chtějí, společnosti s úspěšným řízením projektů mají větší spokojenost zákazníků. To znamená větší příjmy a růst podniků. Vaše organizace bude známa pro dosažení vynikajících výsledků.
Vysoká úroveň odbornosti
Přijímáním projektového manažera nebo outsourcingových projektů bude vaše společnost těžit z vysoké úrovně odborných znalostí. Lidé vaší organizace se naučí nové věci a získají nový pohled, který přispěje k jejich profesnímu růstu. Navíc projektový management uvolní váš čas, takže se budete moci soustředit na klíčové aspekty vašeho podnikání. Zkušený projektový manažer bude schopen formulovat projektový proces a řídit všechny oblasti projektu včetně personálu a souladu.
Přesné hodnocení rizik
Více než 75 procent firem nemá důvěru v úspěch projektu. Nadměrná přepracování, plíživost rozsahu, špatná komunikace a nejasné cíle jsou často viníky. Řízení projektu vám umožňuje vybírat vypočtená rizika a efektivněji rozdělovat zdroje. Budete určit, jaké jsou rizika ještě dříve, než začnete. Tímto způsobem můžete naplánovat jakékoli problémy v raných fázích a učinit chytřejší rozhodnutí, protože rizika vznikají po celou dobu životního cyklu projektu. Efektivní řízení rizik také umožňuje, abyste se v případě, že nastanou, chopili pozitivních rizik nebo příležitostí.
Konzultace projektového managementu
Pokud projektový manažer nemá správné zkušenosti nebo znalosti, existuje mnoho problémů, které mohou nastat. Ztráty zdrojů, problémy plánování, bezpečnostní problémy a mezilidské konflikty jsou hlavními nevýhodami řízení projektů. Kromě toho může vaše organizace vynaložit vysoké náklady na outsourcing práce nebo najímání nových zaměstnanců k dokončení projektu. Někdy řízení projektů může narušit vaše každodenní provozy nebo může být drasticky špatné.
Vysoké náklady
Pokud zaměstnáváte správce projektu, očekávejte, že budete investovat do speciálního softwaru. Tyto programy mohou být nákladné a obtížně realizovatelné. Vzhledem k tomu, že je váš tým také používá, mohou potřebovat školení. V závislosti na vašich potřebách budete možná muset najmout odborníky na předměty nebo odborníky, kteří by vám pomohli s projektem. Často dochází k posunu od zúčastněných stran k zahrnutí prvků, které nebyly původně plánovány. Všechny tyto problémy mohou rychle zvýšit náklady na projekt.
Zvýšená složitost
Řízení projektu je komplexní proces s více etapami. Někteří odborníci mají tendenci komplikovat každý proces, což může zaměnit váš tým a způsobit zpoždění při poskytování projektů. Mohou se také stát pevnými nebo přesnými ve svých plánech a vytvářet stresující prostředí v rámci organizace. Projekty s velkým rozsahem jsou obvykle složitější, zejména pokud neexistuje tým, který by se věnoval pouze práci na projektu. Členové týmu s různými funkcemi mohou zaostávat ve své každodenní práci a dodat další vrstvu složitosti.
Komunikační režie
Při náboru týmu pro řízení projektů se k vaší společnosti připojují noví zaměstnanci. To přidává další vrstvu komunikace a nemusí vždy odpovídat vaší organizační kultuře. To je důvod, proč odborníci doporučují udržovat váš tým co nejmenší. Čím větší tým je, tím vyšší je komunikační režie. Někdy je pro projekt vyžadován velký tým, takže je důležité najít projektových manažerů, kteří mají silné komunikační schopnosti v celé řadě lidí.
Nedostatek kreativity
Někdy řízení projektu zanechává malý nebo žádný prostor pro kreativitu. Vedoucí týmů se buď nadměrně zaměřují na procesy řízení, nebo stanovují přísné lhůty, což nutí jejich zaměstnance pracovat v rámci přísných parametrů. To může odrazit tvůrčí myšlení a bránit inovacím, které by mohly mít prospěch z projektu. Je důležité, aby projektový manažer věděl, kdy inspirovat kreativitu a kdy striktně dodržovat plán projektu.
Organizace může růst a dosáhnout úspěchu, aniž by byl zaveden tým pro řízení projektů. Nábor kvalifikovaného odborníka, který zvládne tyto aspekty, však může otevřít nové příležitosti a pomoci vaší společnosti dosáhnout svých cílů rychleji.
