Účetní pracují s různými daty každý den, od finančních dat až po množství zásob do pracovních hodin. Aby bylo možné tyto údaje využívat, potřebují pracovníci účetnictví místo pro uložení dat. Místo, kde společnost ukládá své účetní údaje, se nazývá účetní informační systém. Většina společností obsahuje počítačové technologie pro uložení těchto záznamů a umožňuje uživatelům přístup k těmto záznamům.
Účetní údaje
Účetní údaje se skládají z finančních a nefinančních údajů. Finanční údaje poskytují podrobnosti o informacích o účetních zprávách, účetních výkazech a žádostech vlády. Vedle výkazů vedou účetní zálohovací dokumentaci, která může být použita k ověření hlášených čísel. Nefinanční údaje se skládají z objemů prodeje, objemů výroby, pracovních hodin a popisů aktiv. Nefinanční údaje podporují vykazované finanční údaje. Množství prodeje poskytuje podrobnosti o celkovém prodeji. Objem výroby poskytuje podrobnosti o množství zásob. Údaje o pracovní hodině poskytují podrobnosti o mzdové agendě. Popisy aktiv poskytují podrobnosti o vykazovaných vlastnostech a zařízeních.
Informační systém
Informační systém poskytuje skladu pro sestavování všech potřebných dat ve firmě. Informační systémy potřebují silnou organizaci, aby uživatelům umožnili přístup k potřebným informacím bez přístupu k důvěrným informacím nad rámec jejich potřeb. Mnoho společností nakupuje softwarové programy pro správu svých potřeb informačního systému. Jiné společnosti zaměstnávají počítačové programátory k vybudování informačního systému, který splňuje jejich specifické potřeby.
Účetní informační systém
Účetní informační systém je informační systém vytvořený tak, aby splňoval specifické potřeby účetního oddělení. Účetní oddělení spravuje řadu důvěrných informací. Hodinové pracovní síly a roční platy spolu s informacemi soukromých pracovníků vyžadují omezený přístup v rámci oddělení. Prodejní ceny zákazníků musí zůstat důvěrné, zvláště pokud různí zákazníci platí za podobné produkty různé sazby. Znalost výrobních nákladů musí zůstat uvnitř, aby se konkurenti pokusili podhodnotit společnost. S každým z těchto příkladů potřebují přístup k informacím pouze vybraní zaměstnanci. Účetní informační systém musí poskytnout mechanismus pro vybrané zaměstnance, aby získali určité informace, s nimiž musí pracovat, ale nikoliv informace mimo jejich odpovědnost.
Použití
Kromě zachování důvěrnosti poskytují účetní informační systémy uživatelům přehledy vytvořené pro jejich specifické potřeby. Účetní informační systémy také umožňují uživatelům stahovat informace do tabulek. V tabulce může uživatel vybrat konkrétní informace, aby splnil své vlastní potřeby.
