Mít malé firmy často znamená, že méně lidí je k dispozici, mají méně času a často musí dělat několik různých úkolů najednou. Nastavení kancelářských procedur vám ušetří čas, stres a peníze pro všechny zúčastněné. Standardní postup znamená, že všechny strany vědí, jak postupovat ve svých každodenních činnostech a kde je konečná odpovědnost.
Problémy lidských zdrojů
Lidské zdroje jsou jednou z oblastí, ve kterých mohou vopřed stanovené politiky a postupy nejvíce odstranit zmatek a konflikt. Měly by existovat jasné postupy týkající se nepřítomnosti, používání telefonu, nemocenské, požadavků na dovolenou, zdravotních pojištění a bezpečnosti pracovního prostoru. Často je dobré sestavit manuál, bez ohledu na to, jak je malý, poskytovat odpovědi na různé problémy před problémy. Konflikt zaměstnanců, krádeže, obtěžování, násilí na pracovišti a další důležité otázky mohou být vedeny jasnými politikami a postupy pro zvládnutí těchto situací. Zaměstnanecké recenze a varování mohou být pokryty, stejně jako kalendář výhod a další otázky.
Pracovní povinnosti
Malé úřady zvláště mohou mít potíže s nastíněním přesných pracovních povinností personálu. Zmatek lze odstranit tím, že se ujistí, že zaměstnanci vědí, co jejich pracovní místa vyžadují a jaké další povinnosti mohou být pokryty. To může vyžadovat organizační schémata, které ukazují, kdo přebírá, když ostatní jsou mimo kancelář v nemocných dnech nebo na dovolené. Jasné vymezení toho, kdo má konečné slovo v konkrétních oblastech, může udělat dlouhou cestu k předcházení zmatek a tvrdých pocitů v kancelářské síti. Podle Smallbiztrends.com je nejspíše ten správce kanceláře ten, který má další povinnosti, jako jsou lidské zdroje, nákupní a informační technologie, které překračují rámec tradičních duchovních povinností.
Finanční postupy
Náklady se mohou rychle dostat z ruky při provozování malého podniku, takže uživatelsky přívětivý kancelářský účetní program je zásadní pro správné kancelářské postupy. Splatné a pohledávkové operace na denní bázi mohou být snadno přístupné, aby se ujistil, že podnikání běží v rámci rozpočtových omezení. Přístup k finančním údajům může být omezen na ty, kteří potřebují vědět. Postupy pro správu peněžních prostředků a malých nákupů by měly být jasné a měly by být snadno uloženy. Formuláře by měly být standardizovány pro nákup, inventarizaci, fakturaci a údržbu.
