Dokonce i v kanceláři pro jednoho člověka je organizování kancelářských postupů nezbytné pro efektivní fungování podniku. Vytvoření sady organizovaných postupů usnadňuje provozování firmy a snižuje čas potřebný k provádění režijních úkolů, jako je podání, nákup a provádění základních dokumentů.
Položky, které budete potřebovat
-
Software pro zpracování slov
-
Tiskárny
-
Tříkruhové pojivo
Vytvořte seznam postupů, které je třeba organizovat. Ujistěte se, že jste seznam všech postupů v kanceláři, které očekáváte v budoucnu, a to i v případě, že jsou prováděny zřídka.
Určete osobu, která je v současné době odpovědná za každý postup v kanceláři. Je-li zodpovědná víc než jedna osoba, identifikujte nejúčinněji osobu, která postup provádí, nebo kdo nejlépe popisuje postup.
Požádejte, aby každá osoba napsala podrobný popis toho, jak provádí každou kancelářskou proceduru. Ujistěte se, že každá osoba postupuje krok za krokem, jasným formátem tím, že předloží šablonu nebo vzorek, jak by měl být napsán každý popis postupu v kanceláři. Požádejte, aby každá osoba poskytla kopii svého popisu ve formátu běžného dokumentu pro zpracování textu.
Kombinujte všechny popisy pracovních postupů do jednoho hlavního dokumentu, uspořádaného do kapitol podle funkce. Například seskupit všechny účetní postupy do jedné kapitoly, všechny postupy odeslání do jiné kapitoly.
Vytiskněte celý dokument a poskytněte svým zaměstnancům nejméně jedno pojivo s třemi kroužky a všechny kancelářské postupy. Poskytněte každému zaměstnanci samostatný doklad, který pokrývá veškeré kancelářské postupy, za něž odpovídají, a zajistěte, aby všichni zaměstnanci přečetli dokumenty týkající se těchto kancelářských postupů, které pravidelně provádějí.
