Použití typů v QuickBooks je často špatně pochopená funkce programu a stejně často je zanedbávána nebo zneužívána. Vzhledem k tomu, že flexibilita použití typů je tak obrovská, může být použita ke sledování jakékoliv požadované informace o zákaznících, pracovních místech, prodejcích a předmětech, které jsou prodávány nebo nakupovány. Výběr údajů, které chcete sledovat, závisí na typu firmy.
Typy dodavatelů
Správné používání typů v rámci programu QuickBooks umožňuje vytvářet přizpůsobené přehledy a seznamy adres pomocí údajů, které mají význam pro konkrétní firmu. Majitelé firem mají mnoho možností, pokud jde o typy prodejců. Některé firmy se rozhodly použít průmyslový dodavatel jako typ. Maloobchodní prodejna může nastavit typy prodejců, které odrážejí produkty, které prodávají. Někteří prodejci prodávají potraviny a další léky nebo tabákové výrobky. Jiné firmy mohou mít dodavatele, které jsou specifické pro geografickou oblast, když je dodání produktu časově citlivé, mohou vytvářet typy založené na umístěních dodavatelů.
Ti, kteří se ve stavebnictví mohou rozhodnout typ dodavatelů na základě typu poskytovaných služeb. Například stavební firma může používat malíře, rampy na sádrokartonové konstrukce, stavebníky a elektrikářské a instalatérské práce. Je-li třeba vytvořit podtyp (například pokud firma použije jednoho subdodavatele pro vnitřní lakování a druhá pro exteriérové nátěrové práce), vytvoří tak malíře obecného typu a podtyp pro malíře interiéru a exteriéru.
To se provádí prostřednictvím obrazovky dodavatele úprav při zadávání do pole pod jménem firmy dodavatele.
Typy zákazníků / zaměstnání
Pro společnosti, které provádějí více než jedno zaměstnání pro jednoho zákazníka, umožňuje QuickBooks vytvářet pracovní nabídky pod jménem zákazníka. Používejte stejné typy pro zákazníky, jaké používají dodavatelé, ačkoli geografická oblast zákazníka nemusí být tak důležitá, jako je pro dodavatele. Některé podniky mají velkoobchodní a maloobchodní zákazníky a jako takové používají tato označení jako typy. Pokud neexistují žádná zřejmá označení používaná k oddělení zákazníků, používejte typy ke sledování toho, jak zákazníci slyšeli o podnikání. Tyto kategorie by obsahovaly "slovo z úst", "žluté stránky", "novinová reklama" nebo "přímá pošta". Na konci roku by mohla být vygenerována zpráva, která by ukázala, která marketingová kampaň byla nejúspěšnější ve vytváření zákazníků a prodeje. U typů pracovních míst jsou podniky, které by používaly funkci "pracovní místa", podobné společnostem ve stavebnictví. Jeden zákazník může mít vaši firmu opravit střechu jeden den a zvládnout problém instalatérské v jiný den. Vytvoření typu práce pro každou provedenou službu pomáhá zjistit, které služby nabízejí, které vytvářejí nejvíce ziskové rozpětí a ty, které nakonec stojí více nákladů na výdaje než výnosy.
Typy položek
Typy položek jsou jediný typ, který již byl definován programem QuickBooks. V programu QuickBooks je přednastaveno 12 typů položek. Položka je služba nebo fyzická položka, která se prodává. Typy položek jsou následující:
-
Servis - jestliže to, co prodáváte, je služba, např. Terénní společnost, vytvořte položku "Sekání" a zadejte jej "Typ služby".
-
Zásoby Část-v téže terénní podnikání, pokud prodáváte součásti k opravě zařízení na trávu, například "Žací lišty", jedná se o inventář.
-
Sestava inventáře - Sestava sestává z několika samostatných částí inventáře, aby dokončila celý produkt. Například pokud byste chtěli postavit stoličku, bylo by to složeno ze sedadla, čtyř nohou s opěrkou a možná polštáře na stoličce.
-
Součásti bez inventáře - tento typ použijte k kategorizaci věcí, jako jsou kancelářské a čistící potřeby. Pokud účtujete zákazníkovi za zboží potřebné k dokončení práce, budou tyto položky považovány za součásti, které nejsou součástí inventáře.
-
Dlouhodobý majetek - majetek, který máte k dispozici, je nezbytný pro provoz vašeho podnikání a je víceméně trvalým nástrojem. Vozidlo, budova nebo počítač by se považovalo za fixní aktivum.
-
Další poplatky - pokud účtujete poplatky za opožděné platby, finanční poplatky nebo náklady na dopravu, byly by tyto poplatky považovány za "jiné poplatky".
-
Dílčí součet - za účelem zahrnutí mezisoučtu do faktur zákazníků je nutné vytvořit typ "mezisoučtu". Toto přidá všechny položky a dává běžné celkové částky, než se daně z prodeje připočítávají k celkové částce. To pomůže, když používáte funkci "Sleva", abyste odstranili procentní slevu před přidáním daní.
-
Skupinová sestava - jako sestava inventáře, skupina se skládá z položek, které jsou součástí balíčku. Úplné informace o trávníku například mohou být tvořeny samostatnými položkami služby "Sekání", "Ořezání" a "Stříhání stromů".
-
Sleva - Vytvoření položky slevy odečte buď procentuální nebo pevnou částku z mezisoučtu.
-
Platba - jestliže je běžné, aby zákazník zaplatil část dlužné částky v době prodeje, vytvořte položku "platba", která snižuje částku dlužnou na faktuře.
-
Položka daně z prodeje - daň z prodeje se obvykle vypočítává na státní a místní úrovni. Tato položka umožňuje vytvoření samostatné položky daně z prodeje pro daný stát a místní daň z vlastního výběru.
-
Skupina daní z prodeje - tato položka se skládá ze dvou nebo více oddělených položek daně z prodeje jako jedna skupina. Ve vaší zemi můžete mít 1% diskreční daň a 6% státní daň, "daňová skupina pro prodej" vám umožňuje mít jednu řádkovou položku, která sleduje oba typy položek "daně z prodeje" ve stejné transakci.
